Als je data voor langere tijd wilt bewaren, dan is het van belang om ervoor te zorgen dat deze toegankelijk blijft en niet vergaat. Maar wat kies je daarvoor als opslagmedium?

Een van de belangrijkste punten van goed archiefbeheer is dat de informatie duurzaam bewaard wordt. Een perfecte oplossing om zelf een back-up te maken is helaas niet beschikbaar. Ooit waren tapes een goede opslagmethode voor bedrijven mensen die veel capaciteit nodig hadden. Nu blijkt echter dat magnetische media zoals floppydisks niet erg robuust zijn en na verloop van tijd kapotgaan.

Een aantal mogelijkheden voor digitale opslag op een rijtje.

Optische media
Cd’s, dvd’s en blu-ray schijven worden vaak gebruikt voor back-ups. Ze zijn relatief goedkoop, eenvoudig in gebruik en makkelijk mee te nemen. Uit tests in het verleden bleek de betrouwbaarheid echter nogal eens tegen te vallen. Er zijn verschillende omstandigheden die ervoor kunnen zorgen dat deze media stukgaan of onleesbaar worden. Volgens Duits onderzoek een paar jaar geleden gaan de meeste dvd’s maar 2 tot 5 jaar mee. Naast topmerken zijn er namelijk veel fabrikanten die goedkope grondstoffen gebruiken, waardoor zowel het polycarbonaat schijfje zelf als de beschrijfbare laag niet altijd optimaal is. Deze laag is gevoelig voor zonlicht en het schijfje vergaat langzaam door vocht en warmte. Een verschil met cd’s en dvd’s is dat een beschrijfbare blu-ray geen organische laag gebruikt, maar een metalen legering. Deze laag is praktisch ongevoelig voor zonlicht.

Usb-stick
Als je data opslaat op een usb-stick, zal deze ongeveer tien jaar de gegevens bewaren. De levensverwachting van een usb-stick kan worden gemeten door het aantal schrijven of te wissen cyclussen. Usb-sticks kunnen tussen de 10.000 en 100.000 schrijven/wissen, afhankelijk van de gebruikte geheugentechnologie. Wanneer het limiet wordt bereikt, kan een deel van het geheugen niet goed meer functioneren, wat leidt tot verlies van gegevens en eventueel corruptie van de flash drive. Maar let op, met een lage kwaliteit geheugen kunnen deze flash drives veel korter meegaan.

Een groot voordeel van een usb-stick kan het formaat zijn, zolang je de stick tenminste niet verliest. SanDisk claimt op dit moment met 19x16x9 mm de kleinste USB 3.0 stick ter wereld te hebben, en de leessnelheden mogen er met 130 Mbps ook zeker zijn. Op de Ultra Fit past 128 GB aan data.

Solid State Drives
Steeds meer computers en laptops maken gebruik van Solid State Drives (SSD). De levensduur van SSD’s is echter beperkt omdat de schijven continu toegang tot stroom nodig hebben om hun data niet te verliezen. De snelheid waarmee data verdwijnt is afhankelijk van de temperatuur. Voor iedere 5 graden temperatuurstijging in de omgeving van de SSD, zorgt er voor dat de bewaarperiode van data wordt gehalveerd. Een SSD die in een temperatuur van 25 graden wordt bewaard kan de data twee jaar vasthouden. Bij 30 graden is de bewaarperiode nog maar één jaar. Met name voor bedrijven kan dit een probleem zijn, als ze bijvoorbeeld SSD’s voor juridische of forensische doeleinden moeten bewaren.

Mechanische schijven
Een mechanische harde schijf werkt op basis van magnetisme. De schijf is een glasplaat met een magnetische coating die is afgeschermd door de behuizing. Een harde schijf kent twee zwakke schakels: hij bevat bewegende delen en langdurige warmte werkt slijtage in de hand. Als iets ervoor zorgt dat de schijf niet meer draait of de media vervormd wordt, dan kan het zijn dat wat er op de schijf staat verloren is (of in ieder geval lastig te herstellen). Tot nu toe wordt echter over het algemeen gesteld dat een harddisk de beste oplossing is om kopieën te maken. Deze kun je dan het beste op een aantal verschillende locaties bewaren.

Harddisks tref je in veel verschillende soorten apparaten. WD heeft met de My Passport Wireless een wifi-schijf die draadloos kan streamen naar een PC, Mac of Android- of iOS-apparaat. Seagates Wireless en LaCie Fuel zijn soortgelijke voorbeelden hiervan die je voor rond de 150 euro kunt aanschaffen. De apparaten hebben een harddisk en een ingebouwde accu. De WD-harddisk heeft ook een SD-kaartlezer ingebouwd, waardoor deze ook in te zetten als een imagetank waarmee je onderweg back-ups kunt maken van bijvoorbeeld je camera of smartphone.

Clouddiensten
Door de opkomst van clouddiensten als Dropbox, OneDrive, iCloud en Google Drive is lokale externe opslag nog niet minder belangrijk geworden. Een lange bewaartermijn is namelijk iets dat gratis clouddiensten niet kunnen garanderen. Want waar blijft je informatie wanneer de dienst wegvalt door faillissement of om een andere reden? Ook al ogen die bedrijven nu gezond, het is niet te verwachten dat ze over honderd jaar of misschien zelf tien of twintig jaar nog steeds zullen bestaan. Clouddiensten zijn erg handig voor persoonlijk gebruik en voor het uitwisselen van documenten over verschillende platformen, maar voor een duurzaam en verantwoord digitaal archiefbeheer zijn ze nog niet geschikt. Er zijn wel professionele aanbieders van cloudopslag die gespecialiseerd zijn in archivering. Informeer bij de aanbieder wat de garanties zijn om zeker te zijn.

Tenslotte
In alle gevallen gevallen van opslag dien je rekening te houden met de mogelijkheid van verlies. Wat gebeurt er wanneer je per ongeluk bestanden wist? Zijn ze dan voorgoed weg of zijn er toch nog mogelijkheden om die terug te halen? Een extra kopie kan daarom vaak verstandig zijn. Zet je een extra kopie in de cloud, dan ben je meteen gedekt tegen brand- en waterschade. Hoe dan ook, zorg er voor dat deze extra kopie op een andere fysieke locatie wordt bewaard.

Ook is het goed om stil te staan bij beveiliging van de data. Wat gebeurt er als je data op straat komt te liggen? Heb je alleen foto’s opgeslagen of ook privacygevoelige documenten? In dat geval is het verstandig om de usb-stick of harddisk, of een gedeelte ervan te versleutelen.

Rob Hamberg