Mövenpick Amsterdam City Centre begint elke dag efficiënt en veilig met behulp van KeyConductor. Dit betreft een oplossing die geproduceerd en geleverd is door CaptureTech.

Het Mövenpick Hotel Amsterdam City Centre is prachtig gelegen aan het IJ tussen het Centraal Station en de Passenger Terminal Amsterdam. Het imposante gebouw telt 408 kamers en is een geliefd hotel onder zowel toeristen als zakenmensen. Voor die laatste groep worden er met regelmaat congressen in het hotel gehouden.

Sleutels spelen een belangrijke rol in de hotelwereld
“Bij een hotel met een dergelijke omvang zijn veel sleutels in omloop en wil je weten wie er wanneer welke sleutel in bezit heeft of had”, zegt de heer Vis – Regional Chief Engineer Mövenpick Hotels & Resorts The Netherlands. De toegang is geregeld via een elektronisch sluitsysteem. Naast dit elektronisch sluitsysteem zijn er ook conventionele sleutels die dagelijks worden uitgegeven.
Sleutelbeheer is een taak van de dienst Beveiliging. De sleutelregistratie vond eerst op papier plaats waardoor de kans onnauwkeurigheden aanwezig was. De heer Vis: “Vanaf vijf uur tot een uur of tien ‘s morgens komen er werknemers, leveranciers en contractors, die allemaal één of meerdere sleutels nodig hebben. Als de afdeling Beveiliging dan net druk is met iets anders, ontstaat er onnodig vertraging in de hotelketen. Ik zag dus dat het tijd werd om dit anders te regelen.”

Flexibiliteit was doorslaggevend
De heer Vis gaf opdracht om uit te zoeken wat de mogelijkheden zijn om dit probleem op te lossen. Al snel was de KeyConductor-oplossing van Capture-Tech in beeld. De heer Vis: “Gedurende de gesprekken met CaptureTech viel de flexibiliteit van de oplossing op. Een tweede pré was het feit dat CaptureTech zelf producent is van zowel hard- als software.” 

Heldere business case
“Omdat elke sleuteluitgifte of –inname gemiddeld vijf minuten kostte, was het eenvoudig om een sluitende business case te maken en het management te overtuigen”, aldus de heer Vis. Kort daarop werd een KeyConductor met 96 posities geïnstalleerd. De implementatie hebben de heer Vis en collega’s zorgvuldig voorbereid. Voor iedere werknemer, leverancier of contractor werd een KeyCop aangemaakt, met daaraan de sleutels waarvoor men bevoegdheid heeft en bij werknemers ook een ‘druppel’ om de elektronische sloten van geautoriseerd deuren te openen en de gegevens voor het tijdregistratiesysteem.

Vlekkeloze uitrol
“Na inventarisatie en voorbereidingen kon de uitrol beginnen. We hebben iedereen gevraagd om zijn oude sleutelbos om te ruilen voor een nieuwe met KeyCop. We hebben ook duidelijk de reden van het geautomatiseerde sleutelsysteem uitgelegd en natuurlijk de werking ervan.” Volgens de heer Vis verliep de uitrol naar tevredenheid. “De medewerkers waren natuurlijk kritisch, maar dat was maar van korte duur. Nu is iedereen gewend aan het systeem en ziet men de voordelen.”

Bewustzijn van verantwoordelijkheid vergroot
Naast efficiency is ook het bewustzijn van de eigen verantwoordelijkheid onder het personeel een groot voordeel. Men is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar sleutel en dat werkt prettig voor zowel de sleutelgebruikers als de sleutelbeheerders. Zij weten dat zolang zij een sleutel op zak hebben, zij daar verantwoordelijk voor zijn. Zodra ze die in de KeyConductor plaatsen zijn ze dat niet meer. Sleutels verlaten dus nooit het pand. Binnen het hotel zijn ook een aantal master- en emergency keys, die alleen bedoeld zijn voor noodgevallen en toegang geven tot alle ruimtes. Het sleutelbeheer is nu nog efficiënter geregeld.