Microsoft 365, multifactorauthenticatie, endpointbeveiliging, identity management en security awareness. Organisaties investeren steeds meer in technologie en maatregelen om hun digitale omgeving veilig te houden. En terecht. Toch blijft één onderdeel van die beveiliging lastig te controleren: de medewerker die iedere dag tientallen digitale keuzes maakt.

Een link in een e-mail. Een melding in Teams. Een document in SharePoint. Een aanvraag in het HR-systeem. Een bericht van de servicedesk. Voor de medewerker zijn het allemaal onderdelen van dezelfde werkdag. Maar achter die werkdag bevindt zich vaak een landschap van verschillende applicaties, portals en informatiebronnen. En hoe complexer dat landschap wordt, hoe moeilijker het wordt om te herkennen wat normaal is en wat niet.

Digitale versnippering

Over de digitale werkplek wordt vaak gesproken in termen van productiviteit en medewerkerservaring. Hoeveel applicaties gebruikt een medewerker? Hoe snel is informatie te vinden? Hoeveel tijd gaat verloren aan zoeken en schakelen? Dat zijn terechte vragen. Maar digitale versnippering heeft ook een andere kant.
Wanneer medewerkers voortdurend moeten schakelen tussen verschillende omgevingen, raken zij gewend aan verschillende interfaces, notificaties, inlogschermen en werkwijzen. Een verzoek om ergens opnieuw in te loggen voelt dan niet per definitie vreemd. Een link naar een andere omgeving evenmin.
Juist dat maakt de menselijke factor binnen informatiebeveiliging zo interessant. We vragen medewerkers alert te zijn op afwijkingen, terwijl hun digitale werkdag soms uit weinig anders bestaat dan afwijkende systemen, schermen en processen.

Herkennen wat normaal is

Security awareness blijft belangrijk. Medewerkers moeten weten hoe phishing eruit kan zien, zorgvuldig omgaan met wachtwoorden en verdachte verzoeken herkennen. Maar training alleen is niet voldoende. Een organisatie kan medewerkers ook helpen door de digitale werkomgeving zelf voorspelbaarder te maken. Hoe duidelijker de normale werkdag is ingericht, hoe makkelijker een afwijking opvalt.
Dat begint bijvoorbeeld bij een herkenbare toegang tot informatie en applicaties. Niet iedere medewerker hoeft zelf te onthouden waar een HR-proces begint, waar een protocol staat of via welke URL een servicedesk bereikbaar is. Wanneer relevante informatie en toepassingen vanuit een vertrouwde werkomgeving bereikbaar zijn, neemt het aantal momenten waarop een medewerker zelf moet bepalen waar hij moet zijn af. Dat is geen vervanging voor technische beveiliging. Het is een aanvulling daarop.

Niet iedereen hoeft overal bij te kunnen

Daarbij speelt nog een ander principe een belangrijke rol: relevantie. Een goede digitale werkplek laat niet simpelweg alles zien wat binnen een organisatie beschikbaar is. Wat iemand nodig heeft, hangt af van zijn functie, afdeling, locatie en verantwoordelijkheden. Een medewerker in de zorg heeft andere informatie nodig dan iemand van HR. Een manager heeft andere taken en dashboards dan een medewerker op de werkvloer.
Door informatie en functionaliteit op basis van rollen beschikbaar te maken, ontstaat niet alleen meer overzicht. Het helpt organisaties ook om bewuster na te denken over welke informatie voor wie relevant en toegankelijk moet zijn. De digitale werkplek wordt daarmee geen extra opslagplaats voor informatie, maar een persoonlijke toegang tot de systemen en bronnen die een medewerker daadwerkelijk nodig heeft.

Microsoft 365 lost dit niet alleen op

Voor veel organisaties vormt Microsoft 365 inmiddels de basis van de digitale werkomgeving. Met onder andere Entra ID, Teams, SharePoint en OneDrive beschikt Microsoft over uitgebreide mogelijkheden rondom identiteit, toegang en samenwerking. Maar de gemiddelde organisatie werkt niet uitsluitend met Microsoft-technologie.
Naast Microsoft 365 zijn er HR-systemen, ERP-oplossingen, EPD’s, servicedesksoftware, roostersystemen en allerlei branchespecifieke toepassingen. Daardoor ligt een belangrijk deel van de uitdaging juist tussen de verschillende systemen. Het antwoord hoeft daarbij niet te zijn dat alle informatie naar één nieuw systeem wordt gekopieerd. Juist door bestaande systemen als bron te behouden en informatie gecontroleerd samen te brengen, kan de medewerker vanuit één herkenbare omgeving werken zonder dat de onderliggende beveiligingsstructuur hoeft te verdwijnen.

Ook AI vraagt om context en grenzen

De opkomst van AI maakt dit vraagstuk nog actueler. Organisaties willen medewerkers steeds vaker met AI toegang geven tot informatie en ondersteuning bieden tijdens hun werk. Maar hoe eenvoudiger het wordt om informatie op te vragen, hoe belangrijker de vraag wordt welke informatie iemand überhaupt mag ontvangen.
Een AI-assistent binnen de digitale werkplek moet daarom niet alleen slim zijn. Hij moet rekening houden met bestaande rechten, rollen en informatiebronnen. Dezelfde vraag kan voor twee medewerkers een ander antwoord opleveren, simpelweg omdat zij vanuit hun functie toegang hebben tot andere informatie.
Daarmee worden autorisatie en context geen technische details op de achtergrond, maar voorwaarden voor verantwoord gebruik van AI binnen de organisatie.

Veiligheid en gebruiksgemak geen tegenpolen

Bij MyDay wordt gekeken naar de digitale werkplek vanuit de werkdag van de medewerker. Daarbij draait het niet alleen om informatie sneller beschikbaar maken, maar ook om die informatie vanuit een herkenbare en persoonlijke omgeving aan te bieden, met behoud van de rechten en toegangsstructuren van de achterliggende systemen.
Dat raakt aan een breder principe dat bij digitale veiligheid soms wordt onderschat: veiligheid en gebruiksgemak hoeven elkaar niet in de weg te zitten. Hoe minder medewerkers zelf hoeven te zoeken naar de juiste applicatie, URL of informatiebron, hoe minder digitale beslissingen zij onderweg hoeven te nemen. Technische beveiliging blijft daarbij vanzelfsprekend noodzakelijk. Net als bewustwording en training. Maar misschien moeten we daarnaast vaker naar de werkplek zelf kijken. Want een veilige digitale werkplek is niet alleen een omgeving waarin aanvallers moeilijk binnenkomen. Het is ook een omgeving waarin medewerkers makkelijker kunnen herkennen wanneer iets niet klopt.