Elk jaar komen er honderden vergunningaanvragen voor evenementen bij de gemeente binnen. Soms uitvoerig gedocumenteerd van A tot Z, soms op de achterkant van een bierviltje. De informatie wordt gecheckt, hier en daar aangevuld en hop; stempel erop! De vergunning is binnen; het feest kan los.

Veel (vrijwillige) organisatoren van ogenschijnlijke, onschuldige festijnen zien het graag zo simpel. In de praktijk krijgt de ‘bureaucratisch papierwinkel’ bij vrijwel niemand de handen op elkaar. Geheel onterecht!
De vergunning is het formele sluitstuk van het proces vergunningverlening. Een mijlpaal. Groen licht. Op basis van de verleende vergunning kan het evenement gerealiseerd worden. Zonder vergunning geen feest. Maar wordt het met een vergunning wel een feest? De ervaring leert; een extra kop koffie voorkomt een flinke kater achteraf.

Afspraken
Een goede vergunning bevat gedocumenteerd de omschrijving, kaders, randvoorwaarden en afspraken tussen organisator, gemeente én andere partijen, om samen het publiek door een goed, gezond en veilig evenement heen te loodsen. Een goede interactie tussen alle partijen verhoogt de kwaliteit van de te maken afspraken en dus de vergunning. Naar aanleiding van het incident in Haaksbergen oppert de Onderzoeksraad voor de Veiligheid dat juist die interactie in wezen meer bepalend is voor de veiligheid van het evenement dan de inhoud van de beschikking die eruit voort komt. Dat betekent niet dat de kwaliteit van de vergunning – het document – er niet toe doet. Voor iedereen moet duidelijk zijn dat alle haken en ogen goed in elkaar passen.

Handreiking
De vergunning is een op verzoek en in gezamenlijkheid opgestelde handreiking voor de organisator. Maatwerk, wat meer is dan een document met een stempel erop, omdat het een graadmeter is voor de aandacht en alertheid die zowel organisator als bevoegd gezag hebben voor de aspecten openbare orde veiligheid en gezondheid.
Door de focus te leggen op de interactie wordt de uiteindelijke vergunning een concrete weergave van de relevante uitvoerbare voorschriften. Die gelden immers voor de gehele organisatie voor, tijdens en na afloop van het evenement. Het is de leidraad voor controle, toezicht en handhaving. Het biedt een concreet referentiekader voor belanghebbenden, en bovenal ook het afstemmingskader voor de beheersmaatregelen die door de overheid zelf moeten worden uitgevoerd. En onnodige onderdelen uit een standaard vergunningenprotocol en tegenstellingen of zelfs onjuist verbindende verwijzingen die een goede werking in de weg staan, horen daarbij in de uiteindelijke vergunning achterwege blijven.

Goede interactie
De evenementenvergunning is een belangrijk instrument; een krachtig stukje dienstverlening, met ruimte voor technische innovaties, relevante ontwikkelingen en (verschuivingen in) maatschappelijke moraal. Goede interactie maakt soms het onmogelijk toch mogelijk, doordat  constructieve, slimme oplossingen juist tevoorschijn komen als de koppen echt bij elkaar gestoken worden. De vergunning is daarmee het resultaat van de opgebouwde relatie tussen gemeente, organisator en andere actoren en belanghebbenden. Allemaal waardevolle factoren en die ene extra kop koffie meer dan waard.
Meer over de valkuilen in het proces en praktische tips voor en de voordelen van een goede vergunning komen aan de orde in de workshop tijdens het Congres Evenementenveiligheid op 29 november 2016. www.gemeentenucongressen.nl/evenementenveiligheid

Artikel is geschreven door Rik Voogt – Strategisch Beleidsadviseur, Event Safety Institute