Handige uitbreidingen van het Secusoft-platform

Secusoft komt met een aantal interessante updates voor het softwareplatform voor beveiligingsbedrijven. De belangrijkste uitbreidingen zijn een koppeling voor het berekenen van reiskosten en registratie van aanvang en einde dienst. Verder kunnen diensten nu via Excel in het rooster worden gezet.

Voor berekening van reiskosten en kilometers is een API-koppeling gemaakt met het CAO/SFPB-reiskostenprogramma. Hiermee kan nu elk beveiligingsbedrijf direct in Secusoft met een automatische koppeling de reiskosten en kilometers berekenen zoals de CAO en het SFPB dat voorschrijft.
Handig is ook de nieuwe tijdregistratie met GPS. Hiermee is het voor de medewerkers mogelijk geworden om ‘Aanvang dienst’ en ‘Einde dienst’ te registreren via de Secusoft App of mobiele browser. Naast het tijdstip wordt ook de GPS-locatie opgeslagen. Dat is heel duidelijk en handig en voorkomt onnodige discussies met de opdrachtgever.

Diensten importeren
Nieuw is ook de mogelijkheid om diensten via Excel te importeren. Dit is vooral handig voor beveiligingsbedrijven die veel beveiligers leveren voor grote opdrachtgevers of die ingehuurd worden door grote landelijke beveiligingsorganisaties. Dankzij deze functie besparen de planners zeeën van tijd, aldus Secusoft.
Het beveiligingsbedrijf krijgt wekelijks of maandelijks een Excel-lijst van de opdrachtgever. Hierin staan soms wel honderden diensten die allemaal in het Secusoft-rooster gezet moeten worden. Voorheen moest dit één voor één handmatig gebeuren, maar nu kan dat met een paar klikken in één keer. In de Secusoft-account is dit te zien bij de moduul ‘Uren import Excel’ onder Instellingen.
Planners hebben nieuwe tabellen gekregen. De keuzes ‘Selectie printen’ staat nu op een nieuwe vaste plek, direct als eerste links onderaan het rooster. De beta-versie is verdwenen en het urenoverzicht staat in een nieuwe frisse layout met heel veel opties en selectiemogelijkheden. De urenlijst is te bekijken als totaal, of opgesplitst per medewerker en per project en er is ook een tabel met de totalen van alle medewerkers. De tabellen zijn met één klik om te zetten in PDF of te kopiëren naar Excel.

Andere nieuwe modulen
Wie in de urentabellen bepaalde kolommen niet of juist wel wil zien, kan zelf templates maken met de kolommen en instellingen zoals gewenst. Hierdoor is bijvoorbeeld een tabel te maken die 1 op 1 naar de loonadministratie kan worden gestuurd.
Nieuwe is ook de moduul ‘Onkostendeclaraties’. De planner kan in het dienstrooster direct de onkosten noteren voor bijvoorbeeld OV, parkeren en voorschotten. De declaraties zijn inzichtelijk te maken en via ‘Uren CSV export’ zijn alle ingevoerde onkosten te tonen in de urentabel.
In januari introduceerde Secusoft ook al een aantal uitbreidingen en vernieuwingen. Hiermee is de tekst voor algemene voorwaarden nu zelf aan te passen en standaard onder de facturen en offertes te zetten. Factuur Layout is aangepast, zodat via de instellingen de product-/dienstbeschrijving en het bedrag op één regel kan worden gezet. En bulkprinten van facturen is mogelijk geworden. Eén voor één uitprinten is daarmee verleden tijd geworden.

Zelfroosteren
Nieuw is ook dat bij de opdrachtgever onder het tabblad Facturatie een aangepaste bedrijfsnaam kan worden ingevuld. Dit is handig omdat de bedrijfsnaam zo kort en herkenbaar is, terwijl er bij het maken van een factuur toch automatisch de correcte bedrijfsnaam en het factuuradres worden ingevuld.
Verder is het nu mogelijk om diensten in het rooster te zetten met het vinkje ‘Zelfroosteren’ aan. Medewerkers kunnen dan zelf inschrijven op deze openstaande diensten en de planner kan vervolgens de dienst toewijzen aan de geschikte medewerker. De komende weken gaat Secusoft het zelfroosteren verder uitbreiden met onder andere een automatisch notificatie naar de medewerker.
Er is een nieuwe moduul bijgekomen voor het registreren van onkostenvergoedingen voor bijvoorbeeld parkeren, reiskosten of eten. Deze zijn direct via het rooster aan de dienst te koppelen. Tevens staan alle ingevoerde onkosten onder het kopje Financieel bij ‘Onkostendeclaraties’. De komende weken gaat Secusoft de ingevoerde onkosten integreren in de overzichten van het rooster.
Onderaan het rooster staat de tabel ‘Selectie printen’. Deze overzichten zijn geheel vernieuwd en flexibel gemaakt zodat een eigen kolomindeling mogelijk wordt.

Meer informatie is te vinden op de website.

Deel dit artikel via: