Employment screening is een gevoelig onderwerp binnen organisaties. Zeker nu het moeilijker dan ooit is geworden om aan geschikt personeel te komen. Dan wil men nog wel eens het onzekere voor het zekere nemen. Niet verstandig, zo bleek tijdens een seminar over dit onderwerp, georganiseerd door Levent Bedrijfsrecherche. Een kwart van de sollicitanten liegt over het verleden en bij driekwart daarvan staan grove leugens in het CV. Eén screening bracht zelfs mogelijke financiering van terrorisme aan het licht.

Tijdens het seminar in de Johan Cruijff ArenA werd het complexe onderwerp vanuit verschillende invalshoeken belicht. Advocaat Marcus Draaisma ging in op het spanningsveld tussen screening en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). “We willen alles weten, maar dat mag niet van de wet.” Toch biedt de wet volgens hem voldoende ruimte om een goede screening uit te voeren. “Je kan bijvoorbeeld ontbindende voorwaarden opnemen als langer onderzoek nodig is.” De jurist adviseerde wel de sollicitatiecode en de nationale richtlijn employmentscreening te hanteren. “Want je kan te ver gaan met screening en dan wordt het een onrechtmatige daad.”

Drie keer toestemming
Een sollicitant dient drie keer toestemming te geven voor screening. De eerste keer door te solliciteren op een functie waarbij in de vacature staat vermeld dat screening gaat plaatsvinden. De tweede keer door aan het screeningsproces deel te nemen, waarbij informatie is verstrekt over wat de screening inhoudt. En de derde keer door de uitvoerder van de screening toestemming te geven de resultaten met de toekomstige werkgever te delen. Fraude kan de organisatie veel schade berokkenen, waarschuwde Draaisma. “Screening is dus erg belangrijk. Maar ook is er de Wet bescherming bedrijfsgeheimen, die handvatten biedt om fraudeurs aan te pakken.” De advocaat adviseerde om zoveel mogelijk gebruik te maken van het proeftijdbeding, zodat er voldoende tijd is voor grondig onderzoek. “Dat beding kan al ingaan voordat de arbeidsovereenkomst en de proeftijd van start gaan.”

Brug tussen HRM en Security
De arbeidsmarkt wordt steeds krapper. “Daardoor kan het Human Resource Management andere prioriteiten krijgen dan security”, stelde securitymanager Ben Nagel van de Rabobank vast. “Dat maakt het des te belangrijker om HRM te wijzen op hoe wij als beveiligingsprofessionals naar de risico’s kijken. Onder andere met behulp van de Nationale Richtlijn Employment Screening, die bedoeld is om een brug te slaan tussen HRM en Security.” Zo’n richtlijn was er al, maar de Vereniging Beveiligingsmanagers Nederland, waarvan Nagel bestuurslid is, heeft een werkgroep opdracht gegeven deze geschikter te maken voor mensen zonder beveiligingsachtergrond, zoals personeelsfunctionarissen. Ook is het gratis te downloaden document volledig geactualiseerd en overeenkomstig de AVG. “Screening is een krachtig instrument, maar vergt een zorgvuldige uitvoering om te voorkomen dat de resultaten direct weer worden afgebroken”, waarschuwde de securitymanager van de Rabobank. “Houd er rekening mee dat het een ingrijpend proces is voor de kandidaat.”

Terrorist
René Rijenga van Levent Bedrijfsrecherche beschreef een casus waarbij dankzij pre-employment-screening een terrorist werd ontmaskerd. Dat was al in 2017 gebeurd, maar toen was de tijd nog niet rijp om er publiciteit aan te geven. “Wij kregen opdracht van een financiële instelling om iemand te screenen volgens risiconiveau b. Dat is een gemiddeld risico. Wij begonnen met het controleren van het curriculum vitae, waarbij het al meteen al opviel dat de man tussen 2009 en 2017 bij vier financiële instellingen op de afdelingen voor internationaal betalingsverkeer had gewerkt. Dat kan duiden op het faciliteren van witwaspraktijken, dus dan beginnen onze wenkbrauwen al te fronzen. Hij had zelfs nergens langer dan twaalf maanden gewerkt. Zou hij bij de instellingen medeplichtigen hebben willen ronselen?”

Duidelijk risico
Op basis van vermoedens kan geen oordeel worden geveld, dus werd de kandidaat vragen gesteld over de gaten in zijn CV. Daar kwam geen duidelijk antwoord op. “We waren inmiddels alert”, vervolgde Reijenga. “We vroegen een VOG aan voor ‘risicoprofiel 95’, wat normaal is voor iemand die bij een financiële dienstverlener wil werken. Ook lieten wij de kandidaat een verklaring ondertekenen dat hij niet in aanraking was geweest met politie en justitie. Wij gingen bij vorige werkgevers mensen benaderen om een beeld te krijgen van de betrouwbaarheid, het gedrag en de compliance van de sollicitant. Die zeiden unaniem dat het een fantastische kracht was met een ervaring die je tegenwoordig moeilijk kan vinden. Vreemd was wel dat hij bij alle vier de instellingen een vast contract had afgewezen. Hij zou nog met zijn studie verder willen gaan en daarom alleen voor korte periodes willen werken. Voor ons was dat de tweede ‘let op!’ Wij gingen het verhaal over de opleiding natrekken. Daaruit bleek dat hij zich op een hbo-instelling had ingeschreven, maar nooit was komen opdagen. Nu was wel duidelijk dat er sprake was van een risico, maar wat voor risico?”

Grondig onderzoek
Reijenga vervolgde dat ‘open source intelligence’, ofwel het ‘googelen’ van de kandidaat, onderdeel uitmaakt van elk onderzoek. Maar omdat er al duidelijk iets niet in de haak was, werd dat nu extra grondig gedaan. “Op internet was helemaal niets te vinden over de sollicitant. Ook lukte het niet om familie te traceren. Het profiel dat wij maakten van de kandidaat vertoonde zo steeds meer het patroon van een terrorist. Maar hij kwam niet voor op internationale waarschuwingslijsten. We raadpleegden onze contacten bij de inlichtingendiensten. Die vonden de zaak ook verdacht. Maar hij was niet bekend bij justitie en had gewoon een VOG gekregen. We adviseerden onze opdrachtgever om de sollicitant niet aan te stellen voordat ons onderzoek was afgerond, maar vertelden nog niet dat wij het vermoeden hadden dat het mogelijk om een mol vanuit een terroristische organisatie ging, die uit kon zijn op informatie over mogelijke doelwitten voor ontvoering of afpersing of andere manieren om terroristische activiteiten te ondersteunen. We confronteerden de kandidaat met onze bevindingen. Die stemde er niet mee in dat wij deze zouden delen met onze opdrachtgever, waarmee de sollicitatieprocedure ten einde kwam. Wij hebben de informatie ook met de overheid gedeeld, maar die deed daar verder weinig mee. Dat zou moeten veranderen. De publieke en private sector hebben elkaar echt hard nodig. Er zit aan beide kanten veel kennis, die nog waardevoller zou worden als wij deze zouden delen.” Reijenga erkende op een vraag vanuit het publiek dat hij een commercieel belang heeft. “Maar ook een maatschappelijk belang! Anders zouden wij dit werk niet doen.”

Verdacht
Gerwin Methorst van Levent ging aan de hand van een fictieve casus nog wat dieper in op de onderzoeksmethodes van zijn bedrijf. “Je ontdekt al veel met onderzoek naar open bronnen, zoals sociale media. Je vergelijkt bijvoorbeeld het CV met het LinkedIn-profiel. Ook zoek je naar informatie over interesses en politieke en sociale voorkeuren. Zijn er nevenactiviteiten die conflicterend kunnen zijn met de beoogde baan?” Bij de fictieve kandidaat bleek dat deze op Facebook nogal eens met dure spullen en reizen pronkte, die hij gezien zijn financiële situatie nauwelijks zou kunnen betalen. Ook bleek hij er op Marktplaats een handeltje in computeronderdelen op na te houden. Het zijn allemaal kleine feiten, die echter wel meewegen in het eindoordeel en die aanleiding geven tot extra vragen aan referenten. Die vragen zouden anders niet gesteld zijn, waardoor bepaalde zaken niet aan het licht zouden zijn gekomen. Waarom gaf de kandidaat zijn laatste werkgever niet als referent op? Dat werd al snel duidelijk. Hij was daar in verband gebracht met het verdwijnen van computeronderdelen en had zich vervolgens voor langere tijd ziek gemeld, waarna hij ontslag had genomen. Het was niet te bewijzen dat hij de onderdelen ook echt had gestolen en probeerde te verkopen via Marktplaats, maar het was wel verdacht allemaal.

VOG
Wat de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) precies inhoudt werd uitgelegd door Monica Yeung van de dienst Justis van het ministerie van Justitie en Veiligheid. “De VOG is een verklaring waaruit blijkt dat iemands justitieel verleden geen belemmering vormt voor het werk of doel waarvoor deze is aangevraagd. Het is dus geen volledige screening. Daarom adviseren wij om ook andere checks te doen. Wij krijgen bijvoorbeeld geen gegevens als iemand buiten de EU woont.”
De dienst Justis verwerkte het afgelopen jaar maar liefst 1,2 miljoen VOG-aanvragen. In slechts 0,27 procent van de gevallen werd de VOG geweigerd. Dat komt volgens Yeung ook omdat mensen hem niet aanvragen als zij weten dat het weinig zin heeft omdat zij recent veroordeeld zijn.
Bij volwassenen wordt naar de vier jaar voor de beoordeling gekeken en bij jongeren tot 23 jaar gaat het om de laatste twee jaren voor de aanvraag. Wel gelden afwijkende termijnen voor zware geweldsmisdrijven en zedenmisdrijven. Ook wordt voor bepaalde beroepen langer teruggekeken. Als iemand bijvoorbeeld rechter of gevangenbewaarder wil worden, gaat het om de laatste dertig jaar. “Er wordt alleen naar relevante feiten gekeken”, benadrukte Yeung. “Als veroordelingen geen risico vormen voor het werk, de functie of de samenleving, wordt gewoon een VOG verstrekt. Hetzelfde geldt als de kandidaat is vrijgesproken wegens gebrek aan bewijs of een HALT-afdoening heeft gekregen.”

Privacy
Reijenga reageerde dat hij liever zou zien dat met toestemming van de betreffende alle feiten worden meegewogen bij de VOG-aanvraag, maar dat is volgens Monica Yeung een te grote inbreuk op de privacy van kandidaten. De directeur van het recherchebureau stelde dat door de invoering van de AVG de mogelijkheden voor screening beperkter zijn geworden, al zijn advocaten aan het onderzoeken of een aantal methodes toch weer toegelaten kunnen worden. “Wij kijken overigens ook naar de persoonlijke omstandigheden van de aanvrager en naar de omstandigheden van een eventueel misdrijf. Eventueel doen wij extra navraag bij de politie, reclassering, justitiële informatiedienst en het OM. Zeker als iemand in het veiligheidsdomein wil werken.” Reijenga waarschuwde dat de VOG een momentopname is en dat nooit genoegen genomen moet worden met oude verklaringen. Ook tussentijds kan het zinvol zijn een VOG aan te vragen. Bijvoorbeeld bij een functiewisseling of om de zoveel jaar. Voor taxichauffeurs en mensen die met kleine kinderen werken is zelfs permanente screening nodig. “Houd er ook rekening mee dat er valse VOG’s in omloop zijn. Kijk op de website van Justis hoe je een originele VOG kan herkennen.”

De VOG is belangrijk, maar geeft dus weinig garanties over de betrouwbaarheid van een sollicitant of werknemer. Dat bewees wel het voorval met de specialist in internationaal betalingsverkeer. Voor hogere risico’s blijft een nader onderzoek dus altijd aanbevelenswaardig.