De beveiligingsbranche is een sector waarin nauwkeurigheid en betrouwbaarheid belangrijk zijn. Niet alleen op het gebied van veiligheid, maar ook in de salarisadministratie. Die is vaak ingewikkeld door de vele regels en uitzonderingen in de cao. Voor werkgevers kan dit veel extra werk betekenen. Gelukkig biedt Secure-IT een praktische oplossing die dit proces een stuk makkelijker maakt.

Secure-IT maakt het berekenen van salarissen een stuk eenvoudiger. De software automatiseert de volledige loonberekening door rekening te houden met gewerkte uren, contractuele afspraken en alle relevante toeslagen zoals onregelmatige uren (ORT), overuren en pauzes. Dit zorgt ervoor dat de loonopbouw altijd voldoet aan de huidige cao-regels, waardoor minder tijd nodig is dan bij handmatige controles. “Ik zat soms twee dagen per maand aan de telefoon om de verloning strak te trekken en één dag om de ingediende facturen van zzp’ers na te lopen. Nu gaat dat met één druk op de knop. Ik maak me ook geen zorgen meer of we alle cao-regels wel keurig hebben verwerkt. Dat doet Secure-IT nu voor mij”, aldus een klant van Secure-IT.

Verschil tussen geplande en gewerkte uren
Met Secure-IT is ook makkelijk het verschil tussen geplande en daadwerkelijk gewerkte uren van medewerkers te zien. Dit helpt niet alleen bij interne controles maar zorgt ook voor naleving van de cao. Door precies te registreren hoeveel uur elke medewerker werkt, is proactief te handelen bij mogelijke problemen zoals onderbezetting of het overtreden van de arbeidstijdenwet, voordat dit invloed heeft op de bedrijfsvoering.

Berekening reiskosten met TriOpSys
Voor het berekenen van de reiskosten gebruikt Secure-IT de integratie met TriOpSys via een API-koppeling. Hiermee worden reiskosten automatisch berekend op basis van het aantal gereden kilometers tussen woonadres en werklocatie. Een belangrijk voordeel is dat je de reiskostenvergoeding kunt aanpassen, zodat deze bijvoorbeeld 0,23 cent per kilometer bedraagt, in plaats van de cao-bepaalde 0,18 cent per kilometer. Het resultaat? Een direct zichtbaar en nauwkeurig bedrag voor vergoedingen van eigen vervoer, dat meteen wordt opgeslagen bij de dienst in het rooster.

Efficiënt beheer van verlof en ziekmeldingen
Het is belangrijk om precies te weten wie er wanneer kan werken. Met Secure-IT zijn alle gegevens over verlof en ziekmeldingen overzichtelijk te beheren. De software zorgt ervoor dat deze informatie direct beschikbaar is en goed wordt verwerkt in de salarisadministratie. Bij ziekmeldingen faciliteert Secure-IT de berekening van ziekteverlof conform de cao, waarbij rekening wordt gehouden met specifieke regelingen voor loondoorbetaling. Dit zorgt ervoor dat medewerkers tijdens hun afwezigheid door ziekte of verlof de juiste compensaties ontvangen.

Makkelijk declaraties indienen via de app
Voor medewerkers is het indienen van declaraties makkelijk te doen via de Secure-IT app. Zo kunnen zij foto’s van hun bonnetjes, voor bijvoorbeeld maaltijden tijdens hun dienst, snel en simpel indienen. Vervolgens kunnen deze onkosten door een back-office medewerker worden goedgekeurd. Daarna worden ze automatisch verwerkt in de salarisadministratie. Dit betekent dat alles netjes en op tijd wordt betaald, zonder dat iemand handmatig gegevens hoeft in te voeren. Dit is niet alleen sneller, maar zorgt er ook voor dat er minder fouten worden gemaakt.

Koppeling met extern loonpakket
Secure-IT maakt een eenvoudige koppeling mogelijk aan systemen zoals Exact Online, Nmbrs en Loket. Zo sluit de salarisadministratie goed aan op andere bedrijfsprocessen. Secure-IT verwerkt de planning naar bruto salarissen, maar het uitbetalen van de lonen en het doen van de loonaangifte blijft de verantwoordelijkheid van je boekhouder of boekhoudpakket. Het boekhoudpakket maakt de loonstroken, en die kunnen vervolgens via de API-koppeling met één druk op de knop ingelezen worden in Secure-IT. Daarna kunnen je medewerkers de loonstroken eenvoudig bekijken via de Secure-IT app.

Benieuwd wat Secure-IT voor uw beveiligingsbedrijf kan betekenen?
Secure-IT helpt bij de complexe uitdagingen van salarisadministratie in de beveiligingsbranche. Met Secure-IT wordt de kans op fouten verkleind en de efficiëntie verbeterd. Zo blijft meer tijd over voor wat echt telt: zorgen voor veiligheid! Een gratis demo is aan te vragen om te ervaren wat dit voor uw bedrijf kan betekenen.