Vertrouwelijke persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie mogen natuurlijk nooit in verkeerde handen terechtkomen. Sinds de invoering van de AVG-wet in 2018, moeten organisaties nóg adequater omgaan met dergelijke vertrouwelijke gegevens. Multiscan biedt daarom de mogelijkheid om documenten te laten anonimiseren.

Anonimiseren houdt in dat documenten onomkeerbaar worden veranderd, zodat betrokken personen of auteurs niet meer identificeerbaar zijn. Zelfs niet voor de beheerder van de documenten. Dit komt bijvoorbeeld van pas wanneer een organisatie bepaalde analyses wenst uit te voeren. Volgens de AVG mogen niet-anonieme documenten hiervoor niet worden gebruikt, terwijl geanonimiseerde documenten wél zijn toegestaan. Geanonimiseerde documenten kunnen bovendien zonder risico worden gedeeld op uw bedrijfsportaal of andere omgeving, zonder dat daarmee iemands privacy wordt geschonden en dus de AVG-regels worden overtreden.

Werkwijze
Multiscan voor postverwerking, data entry en het anonimiseren van persoonsgegevens is gespecialiseerd in het laten anonimiseren van documenten. Documenten laten anonimiseren op projectbasis biedt uitkomst wanneer er grote hoeveelheden documenten geanonimiseerd moeten worden. De documenten worden aangeleverd via de beveiligde portal of via een SFTP-verbinding. De documenten die Multiscan anonimiseert, worden teruggestuurd in de door de klant gewenste structuur en indeling. De klant heeft zelf geen licenties of software nodig. Documenten kunnen op basis van eigen checklists worden geanonimiseerd, waarbij experts van Multiscan een nacontrole uitvoeren. On demand documenten laten anonimiseren is eveneens mogelijk. Dat is handig als nu en dan enkele dossiers geanonimiseerd moeten worden en dus niet in één keer een volledig archief. Verder kan men zelf documenten anonimiseren via een handige softwareoplossing. Ook Software as a Service (SaaS) is een veelgebruikte oplossing voor het anonimiseren van documenten. Multiscan maakt hierbij gebruik van Censura. Dit gebruiksvriendelijke softwarepakket stelt de klant in staat om efficiënt en veilig documenten te anonimiseren. Met het SaaS-pakket krijgt de klant een licentie en kan men op eigen houtje aan de slag.

Meer informatie is te vinden op de website.