Beveiligingsuitdaging van flexibele kantoorruimtes

De coronacrisis betekent een enorme ‘boost’ voor flexibel werken. Om contactmomenten te verminderen zijn veel mensen thuis gaan werken en dat bevalt soms zo goed, dat bedrijven anders naar vastgoed zijn gaan kijken. Maar wat betekent die verandering voor de beveiliging?

De tijd dat iedere organisatie een eigen kantoorgebouw wilde, lijkt op zijn retour. Steeds meer bedrijven nemen hun intrek in een zogenoemd multi tenant-complex, waar meerdere organisaties gebruik maken van gehuurde vierkante meters en gezamenlijke voorzieningen, zoals een receptie, een restaurant en een parkeergarage. Een nieuwe trend vormen kantoorruimtes die via bemiddeling worden verhuurd. Dus een soort airbnb, maar dan voor kantoorruimtes. Een aanbieder hiervan is Flexas.nl. Dit bedrijf is inmiddels actief in vier landen en heeft zo’n 2200 kantoorruimtes in de verhuur. Bedrijven kunnen er flexibele kantoorruimte huren, maar ook verhuren. Bijvoorbeeld als door het thuiswerken er ruimte overblijft.

Semi-openbare ruimten
Een flexibel kantoor is doorgaans lastiger te beveiligen dan een traditioneel kantoorpand. Want wie komen er allemaal binnen? In een gebouw met één organisatie kan gewerkt worden met een buitenschil, maar wanneer er meerdere organisaties in het gebouw zitten, grenzen de kantoren aan semi-openbare ruimten. Elke huurder dient dus voor eigen beveiliging te zorgen, van een niveau alsof het kantoor direct aan de openbare weg grenst. Technisch is dat te doen, maar het wordt een probleem naarmate de behoefte aan flexibiliteit toeneemt. Soms is maar kort extra kantoorruimte nodig, bijvoorbeeld voor een bepaald project. Als het project is afgerond, wordt de extra ruimte weer beschikbaar gesteld. Naast de sloten moet dan ook het alarmsysteem worden aangepast.

Flexibele beveiliging
Binnen de beveiligingsindustrie is de trend van flexibele kantoorruimten niet onopgemerkt gebleven. Steeds meer gebouwen worden uitgerust met flexibel te configureren toegangs- en alarmsystemen. Per huurder is in te stellen welke deuren die in beheer krijgt en van welke ruimten het alarm bediend kan worden. Via een webapplicatie of app op de smartphone is vervolgens in te stellen wie, waar en op welke tijden deuren of het alarm mag bedienen. Dergelijke systemen zijn desgewenst ook door een externe partij te beheren. Dat kan de verhuurder van het gebouw zijn, maar ook een professioneel beveiligingsbedrijf dat meteen ook de telefoon aanneemt als er niemand aanwezig is. Ontstaat er behoefte aan meer of minder ruimte, dan zijn enkele muisklikken voldoende om de beveiliging aan te passen. Er hoeven geen sloten verwisseld te worden en er hoeft geen monteur langs te komen om het alarmsysteem aan te passen. Voor een bemiddelaar als Flexas is dit soort technologie ideaal. Huurders hoeven zich geen zorgen te maken over de kosten en het functioneren van de beveiliging, want dat maakt gewoon deel uit van het huurcontract.

Gedeeld

Geef een antwoord