Vooruitstrevende verbeteringen van het beveiligingsproces

Automatisering kan bedrijfsprocessen aanzienlijk verbeteren. Andersom zijn het juist weer die bedrijfsprocessen die de automatiseerder inspireren bij het steeds verder uitbreiden van de mogelijkheden. Dat bewijst onder andere het project bij beveiligingsbedrijf Intersafe met de software SequriX van software- en ICT-bedrijf Sigmax. Dit platform ter ondersteuning van alarmopvolging, surveillancediensten en receptietaken was al zeer uitgebreid, maar is nu op basis van een aantal specifieke wensen van het innovatieve beveiligingsbedrijf completer gemaakt dan ooit.

Intersafe is geen groot, maar wel een veelzijdig en zeer vooruitstrevend beveiligingsbedrijf. De in 1994 gestarte onderneming richt zich met name op (semi-)overheid, zoals gemeentelijk vastgoed, onderwijs en zorg, en biedt daarvoor een compleet pakket aan diensten van preventie tot en met alarmopvolging. Dat gebeurt toekomstgericht met een inmiddels grotendeels elektrisch wagenpark. Ook op andere vlakken loopt het bedrijf voorop. Zo vindt momenteel een herstructurering plaats, waarbij het bedrijf volgens de nieuwste bedrijfskundige inzichten gaat werken met maximale verantwoordelijkheid op uitvoerend niveau.

Automatisering
Het was een jaar of twee geleden dat directeur en eigenaar Ron Scheffer tot de conclusie kwam dat de automatisering met het bekende ERP-pakket (Enterprise Resource Planning) Syntess te beperkt was om het hele bedrijfsproces te ondersteunen. Tijdens een vakbeurs maakte hij kennis met Sigmax uit Enschede, een software & ICT-bedrijf dat onder andere software op de markt brengt voor volledige automatisering van particuliere beveiligingsorganisaties. Naast automatisering van de administratie geldt dit ook voor de operationele activiteiten. Zo is op elk moment na te gaan welke surveillanten het beste ingezet kunnen worden voor een bepaalde klus. Zijn zij in de buurt, hebben zij de sleutels bij zich en zijn zij beschikbaar? Ook het lopen van sluitrondes en opstellen van rapportages wordt volledig ondersteund. Verder is er op elk moment inzicht in de oorzaak van een alarm.

Interessante uitdaging
Een interessante uitdaging was dat Intersafe naast surveillancediensten ook techniek levert. In eigen beheer worden complexe beveiligingssystemen ontworpen en geïnstalleerd en men doet de eigen alarmopvolging. Dat laatste is niet zonder reden, aldus Ron Scheffer. “Gemiddeld 97 procent van de alarmmeldingen is nodeloos. Dat is al jaren zo. Normaal draait de klant op voor de kosten daarvan, maar zo wil Intersafe niet werken. Als er een nodeloos alarm optreedt, wordt direct naar een oplossing gezocht om herhaling te voorkomen.” Dat is voor klanten volgens de directeur prettiger, dan wanneer zij steeds maar facturen ontvangen voor overbodige ritjes. Dit beleid vormde mede aanleiding om over te stappen op een andere manier van bedrijfsvoering, waarbij medewerkers niet meer voor de ‘baas’, maar voor de klant werken.

Belangrijke rol
Vanzelfsprekend speelt de SequriX-software een belangrijke rol in deze omschakeling, maar de nieuwe automatisering was op de eerste plaats nodig om tot een hogere efficiency te komen.
Surveillant Domingo Stroker kan zich nog goed de gang van zaken in het recente verleden herinneren, toen hij een groot deel van zijn tijd doorbracht met het invullen van bonnetjes, die daarna op de administratie weer in het computersysteem moesten worden overgetikt. Dat ging niet alleen ten koste van zijn inzetbaarheid, maar ook van zijn arbeidsvreugde. Hij wil beveiligen en niet een deel van de dag met bonnetjes bezig zijn. Tegenwoordig gaat het invoeren van gegevens over een klus heel eenvoudig met zijn smartphone. Alarmmeldingen krijgt hij nu digitaal binnen op zijn smartphone inclusief alle noodzakelijke informatie, waardoor hij met slimme coderingen, ter plaatse met een paar tikjes op het scherm een compleet rapport met bevindingen kan samenstellen. Elke ochtend worden de meldingen eenvoudig digitaal gescreend, zet het bedrijf eventuele vervolgacties uit en wordt er een digitaal rapport naar de klant gestuurd.

Bewuste keuze
Directeur Ron Scheffer heeft voor de automatisering heel bewust voor Sigmax gekozen: “Wat meespeelde waren de achtergrond en ervaring van het bedrijf uit Enschede, dat ook software ontwikkelt voor onder andere het openbaar vervoer, BOA’s, field service-bedrijven en gemeenten. Maar ook belangrijk waren de flexibiliteit en bereidheid om het al zeer complete automatiseringsplatform uit te breiden met nieuwe functionaliteit en het te koppelen met de bestaande ERP-software.”
Een voorbeeld van een nieuwe functionaliteit die is doorgevoerd is het continu doorsturen van het detectiepatroon bij een inbraakmelding. Zo kan de surveillant de inbreker als het ware op afstand door het gebouw volgen en weet hij zeker dat er werkelijk iemand door het gebouw loopt, zodat hij daarop kan anticiperen. Dat maakt zijn werk een stuk veiliger, want zonder die informatie is het elke keer maar afwachten wat hij kan aantreffen. Wat het werk tevens veiliger gaat maken is bediening van de smartphone met gesproken instructies. Er kan dan ook tijdens het rijden veilig worden gecommuniceerd. Dit is een wens die voortgekomen is uit de klantendag die het softwarebedrijf afgelopen jaar organiseerde. Sigmax heeft deze nieuwe functionaliteit onlangs voor SequriX gerealiseerd.

Toekomstplannen
De directeur van Intersafe heeft nog wel een aantal ideeën om hun specifieke werkwijze in de toekomst nog efficiënter te maken. Zo wil men dat surveillanten een kwaliteitsmelding krijgen bij een alarm. Dat houdt in dat zij niet alleen zien waar het alarm is, maar ook wat de bijzonderheden zijn. Genereert het object vaak een alarm? Zijn er opvallende omstandigheden? Wijst het tijdstip op een grote kans dat het een gebruikersfout betreft? Het SequriX-platform zou in de toekomst kunnen helpen bij het maken van de juiste afweging, zodat de surveillant nog beter kan inschatten of het een serieuze melding betreft. Ook wil Intersafe veel intensiever en gerichter gaan communiceren met klanten over oorzaken van nodeloze alarmeringen. Bijvoorbeeld als steeds dezelfde medewerker vergeet het alarm in of uit te schakelen of wanneer één bepaalde detector steeds het alarm veroorzaakt. Op die manier worden onnodige ritjes voorkomen, wat interessant is voor Intersafe, omdat het bedrijf die in principe voor eigen rekening neemt. In de toekomst wil Intersafe ook over complete ‘business intelligence’ beschikken, zodat feitelijk elke alarmmelding tot een verbetering van het proces leidt.

Het SequriX-pakket blijft constant in ontwikkeling. De belangrijkste toevoegingen zijn gebaseerd op gebruikerservaringen van de verschillende beveiligingsbedrijven die gebruik maken van het pakket.
Ook Intersafe levert hier een grote bijdrage aan. Medewerkers op de administratie, surveillanten en klanten worden door Intersafe continu uitgedaagd om mee te denken over hoe zaken nog beter geregeld kunnen worden. Die ideeën worden weer naar Sigmax doorgespeeld, zodat uiteindelijk de hele markt hiervan kan profiteren.

Meer informatie is te vinden op de website van SequriX.

Gedeeld

Geef een reactie