Nieuw screeningsproces Hoffmann voldoet aan privacywetgeving

Screenen van personeel is effectief om frauderisico’s tegen te gaan. Dit screeningsproces moet voldoen aan privacywetgeving. Aan de hand van een audit in de zomer van 2015 door de Autoriteit Persoonsgegevens heeft Hoffmann een nieuw screeningsproces ingericht waarmee zij niet alleen zegt te voldoen aan de privacywetgeving, maar waarmee tevens het screeningsproces is verbeterd.

Hoffmann zegt te geloven in een preventieve aanpak, waarbij bedrijven zich effectief kunnen weren tegen de risico’s van fraude. Indien uit een risicoanalyse blijkt dat het bedrijf of de organisatie functies kent met een specifiek risicoprofiel adviseert het bedrijf om kandidaten die op deze functies solliciteren te screenen. Uit de praktijk zou namelijk blijken dat in een groot deel van de fraudezaken er vooraf indicatoren waren die, waren zij opgemerkt en serieus genomen, de mogelijkheid boden de fraudegevallen te voorkomen dan wel de schade door fraude te beperken. Niet in de laatste plaats de imagoschade die ontstaat doordat een bedrijf of organisatie negatief in het nieuws komt.

Onderzoek Autoriteit Persoonsgegevens
In de zomer van 2015 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens een audit uitgevoerd op het screeningsproces van Hoffmann over de periode van 2014-2015. Conclusie was dat de Autoriteit Persoonsgegevens op enkele punten een andere interpretatie heeft over de toepassing van privacywetgeving op het screeningsproces dan Hoffmann en haar juridische adviseurs.
De interpretatie van privacywetgeving door de Autoriteit Persoonsgegevens is tot op heden slechts beperkt door een rechter getoetst. Echter, Hoffmann heeft er toch voor gekozen om zich volledig te richten naar de bevindingen van de Autoriteit Persoonsgegevens en heeft daarom haar processen onmiddellijk aangepast op een wijze waardoor de autoriteit thans concludeert: “dat Hoffmann bij de verwerking van persoonsgegevens voor screenings van werknemers niet langer handelt in strijd met de Wbp indien Hoffmann de beschreven aanpassingen in de werkwijze van screeningsonderzoeken hanteert.”

Afweging
Het nieuwe screeningsproces van Hoffmann kenmerkt zich door een uitgebreide risicoanalyse van het functieprofiel. Hierna volgt een gedegen afweging tussen het belang van de opdrachtgever bij het onderzoeken van de geïdentificeerde risico’s en het privacybelang van de kandidaat. Hierdoor wordt gewaarborgd dat het screeningsproces altijd proportioneel is. Daarnaast brengt de werkwijze mee dat altijd wordt beoordeeld of bepaalde persoonsgegevens echt noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Hierdoor wordt niet alleen voldaan aan privacywetgeving, maar wordt het onderzoek ook efficiënter en effectiever. Het onderzoek is namelijk gericht op de gegevens die daadwerkelijk bijdragen aan het beantwoorden van de vraag van de opdrachtgever. Hoffmann voert altijd een persoonlijk gesprek met de kandidaat, zodat ‘hoor en wederhoor’ mogelijk is. Daarnaast ontstaat hierdoor tevens een completer beeld van de eventuele risico’s van de kandidaat voor de functie of vice versa.

Branchevereniging en klanten
De uitkomsten van de audit van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn volgens Hoffmann ook zeer relevant voor andere organisaties in de branche en voor bedrijven die screening laat uitvoeren. Hoffmann deelt daarom de uitkomsten van de audit met de branche en opdrachtgevers. “Omdat de privacywetgeving complex is en voor meerdere interpretaties vatbaar, is het belangrijk om bij elk dossier zeer scherp te zijn op de afweging van de privacybelangen van de kandidaat versus de onderzoeksbelangen van de organisatie waarvoor hij gaat werken”, aldus Maarten IJzermans, Unitmanager Risk Management.   Op de website van Hoffmann www.hoffmannbv.nl is zowel het onderzoeksrapport als de conclusie van de Autoriteit Persoonsgegevens te vinden.

Gedeeld

Geef een reactie