Bedrijven kunnen te maken krijgen met ongeautoriseerde toegang tot ruimtes binnen hun bedrijfspand, wanneer het toegangssysteem tot deze ruimtes niet goed werkt. Een kwaadwillende bezoeker zou met deze ongeautoriseerde toegang voor grote schade kunnen zorgen. Denk aan de mogelijkheid om bedrijfskritische systemen uit te schakelen, de optie om het interne netwerk te betreden en daarmee inzage te krijgen in geheime documenten, enzovoorts. Minder ingrijpend, maar even vervelend is diefstal uit dergelijke ruimtes.

Er zijn verschillende manieren waarop een bedrijf kan voorkomen dat zo’n situatie zich voordoet. In een publiek pand is er bijvoorbeeld de mogelijkheid om een infozuil te gebruiken, waarmee bezoekers de juiste kant op worden gestuurd. De kans dat zij een ruimte vinden die normaliter afgesloten zou moeten zijn, wordt hiermee aanzienlijk kleiner. Zo’n informatiezuil helpt daarbij om belangrijke boodschappen te delen met bezoekers. Zij kunnen bijvoorbeeld gewaarschuwd worden voor zakkenrollers in een groot winkelcentrum, er kan worden aangegeven dat er gebruik wordt gemaakt van camerabewaking om het risico op winkeldiefstal te beperken en dieven af te schrikken, enzovoorts.

Houd zicht op de rechten van interne medewerkers 
Wanneer een toegangssysteem gebruikt wordt binnen een organisatie, is de inrichting ervan onvoldoende om het systeem goed te laten werken. Het is van groot belang dat ook de autorisaties van interne medewerkers regelmatig geëvalueerd worden. Heeft een medewerker nog steeds toegang nodig tot een ruimte? Werkt een medewerker inmiddels op een andere afdeling binnen de organisatie? De rechten voor toegang tot ruimtes op de oorspronkelijke afdeling dienen in zo’n geval ingetrokken te worden. Zonder actief beheer van deze autorisaties is de kans groot dat het overzicht verloren gaat en het herstel daarvan nauwelijks nog mogelijk is. 

Voorkom dat toegangspassen verloren gaan en actief blijven 
Aanvullend op het voorgaande punt, is het van groot belang dat passen die verloren zijn gegaan direct gedeactiveerd worden. Een medewerker kan een pas onderweg verliezen, wanneer deze bijvoorbeeld in de trein naar huis reist. Of denk aan een bezoeker die vergeet de pas aan het eind van de dag in te leveren. Vergelijk is de situatie dat een oud-medewerker een pas niet meer inlevert, nadat deze medewerker ontslag heeft genomen. Door dergelijke passen direct, tenminste binnen 24 uur, te deactiveren wordt de kans op ongeautoriseerde toegang tot ruimtes verkleind. Is hier binnen de organisatie al een proces voor ingericht? Indien niet, doe dit dan alsnog!