Met WBN-Software brengt WBN Security een allesomvattend platform dat beveiligingsbedrijven volledig digitaliseert. “Dit is geen softwaretool. Dit is een complete digitale bedrijfsvoering”, aldus operationeel directeur Daoud Ouaali. WBN-Software vertegenwoordigt volgens hem een nieuwe generatie bedrijfssoftware: geen verzameling losse programma’s, maar één geïntegreerd platform dat de volledige operatie ondersteunt. Dat levert beveiligingsbedrijven meer overzicht, minder fouten en volledige controle over alle processen, vanuit één systeem.

In een sector waar betrouwbaarheid, planning en compliance essentieel zijn, werken veel beveiligingsbedrijven nog met een lappendeken aan losse systemen. Roosters worden in aparte tools gemaakt, personeelsdossiers in andere systemen bijgehouden en facturatie gebeurt vaak nog handmatig of via spreadsheets. Volgens operationeel directeur Daoud Ouaali van WBN Security was dat precies de reden om WBN-Software te ontwikkelen. “Wij zagen dagelijks hoeveel tijd en energie verloren ging doordat informatie verspreid stond over verschillende systemen. Dat leidt niet alleen tot inefficiëntie, maar ook tot fouten. Ons doel was daarom helder: alles samenbrengen in één geïntegreerd platform.”
Dat uitgangspunt groeide uit tot een softwareomgeving die inmiddels bestaat uit veertien volledig geïntegreerde modules en meer dan zeventig gespecialiseerde secties, dus pagina’s, elk gericht op een specifiek onderdeel van de bedrijfsvoering binnen de beveiligingssector.

Eén systeem voor een complete organisatie

Wat WBN-Software onderscheidt, is de omvang én de samenhang van het platform. Waar traditionele software vaak één onderdeel ondersteunt, zoals planning of HR, is WBN-Software ontworpen als een totaaloplossing. “We hebben het niet gezien als een tool, maar als een digitale ruggengraat”, zegt Ouaali. “Alles wat een beveiligingsbedrijf doet, moest in dit systeem kunnen plaatsvinden.”
Dat betekent dat dagelijkse operationele processen, administratieve workflows en strategische inzichten naadloos met elkaar verbonden zijn. Een wijziging in de planning bijvoorbeeld, werkt automatisch door in de urenregistratie, de kostenberekening en uiteindelijk in de facturatie. Hierdoor ontstaat één consistente informatiebron, zonder dubbele invoer of handmatige correcties.

Diepgang tot op procesniveau

Volgens softwareontwikkelaar Souhail Sabor zit de echte kracht niet alleen in het aantal modules, maar vooral in het detailniveau waarop processen zijn uitgewerkt. “De software bestaat uit meer dan zeventig afzonderlijke secties en schermen. Dat klinkt misschien technisch, maar in de praktijk betekent het dat elk bedrijfsproces een eigen, specifiek ingerichte omgeving heeft.”
Zo zijn er bijvoorbeeld gespecialiseerde functionaliteiten voor het beheren van personeelsdossiers, waarin contracten, certificaten, screenings en pasgegevens centraal worden bijgehouden. Het systeem signaleert automatisch wanneer documenten verlopen of wanneer een medewerker niet meer aan de eisen voldoet om een dienst te draaien. Daarnaast biedt het platform uitgebreide mogelijkheden voor roosterbeheer. Planners kunnen niet alleen diensten inplannen, maar krijgen realtime waarschuwingen bij conflicten, dubbele inzet of onvoldoende bezetting. “De planning denkt mee”, legt Bruce Reijmers uit. “Het systeem controleert automatisch beschikbaarheid, bevoegdheden en regelgeving. Daardoor voorkom je fouten nog voordat ze ontstaan.”

Van operatie tot facturatie volledig geïntegreerd

Een belangrijk kenmerk van WBN-Software is de volledige integratie van operationele en financiële processen. Uren die worden ingepland en geregistreerd, vormen automatisch de basis voor rapportages en facturen. Tariefstructuren per opdrachtgever worden daarbij automatisch toegepast, waardoor facturatie niet langer een handmatig proces is. “Veel bedrijven besteden nog enorm veel tijd aan het controleren van uren en het opstellen van facturen”, zegt Ouaali. “Wij wilden dat dit proces grotendeels automatisch verloopt, zonder dat de controle verloren gaat.” Het platform biedt daarnaast inzicht in kosten, marges en prestaties per opdracht, waardoor managementbeslissingen sneller en beter onderbouwd kunnen worden genomen.

Ontwikkeld voor de complexiteit van de beveiligingsbranche

Een belangrijk uitgangspunt bij de ontwikkeling was dat de software niet generiek moest zijn, maar specifiek afgestemd op de beveiligingssector. Deze branche kent immers unieke uitdagingen: complexe CAO-regels, onregelmatigheidstoeslagen, vergunningseisen en strikte compliance verplichtingen.
“Wij hebben die complexiteit niet vereenvoudigd, maar vertaald naar slimme automatisering”, zegt Ouaali. “De software begrijpt de sector.” Dit vertaalt zich in functionaliteiten zoals automatische ORT-berekeningen, signaleringen bij verlopen vergunningen en uitgebreide rapportagemogelijkheden voor opdrachtgevers.

Inzicht en sturing in realtime

Naast operationele ondersteuning biedt WBN-Software ook uitgebreide analysemogelijkheden. Dashboards tonen realtime informatie over bezetting, prestaties en financiële resultaten.
Managers kunnen hierdoor direct zien waar risico’s ontstaan, waar capaciteit tekortschiet en waar optimalisaties mogelijk zijn. “Het systeem registreert niet alleen wat er gebeurt, maar helpt ook sturen,” aldus Reijmers. “Dat maakt het een strategisch instrument, niet alleen een administratief hulpmiddel.”

Intensief ontwikkeltraject met duidelijke visie

Hoewel de nadruk ligt op functionaliteit, erkent het team dat de ontwikkeling een omvangrijk traject was dat meer dan een jaar in beslag nam. “We hebben hier enorm veel tijd in gestoken”, zegt Ouaali. “Maar dat was nodig om een systeem te bouwen dat écht compleet is.” Volgens hem was de ambitie vanaf het begin duidelijk: een platform creëren dat een beveiligingsbedrijf volledig kan dragen. “We positioneren WBN-Software als een van de meest complete oplossingen binnen de branche. Met zijn veertien modules, ruim zeventig gespecialiseerde secties en volledige integratie van processen biedt het systeem een niveau van samenhang dat in de sector zelden wordt gezien.” Een beveiligingsbedrijf moet zich volgens Ouaali kunnen focussen op veiligheid en dienstverlening. Niet op administratie. “WBN-Software zorgt ervoor dat de organisatie op de achtergrond perfect draait.”