Verschillende kleinere beveiligingsbedrijven werken nog met een planningsbord of plannen het personeel in met Excel of Word. Een professioneel systeem vinden zij mooi voor collega’s met honderden medewerkers. “Een misverstand”, aldus Niek Wagenaar van Emyris. “En ik zal vertellen wat ik daarmee bedoel.”

“Het gebruik van Office voor personeelsplanning lijkt voordelig. Maar het mist het heel veel mogelijkheden die het werk aanmerkelijk veraangenamen. En dat geldt voor zowel de planner als de uitvoerders”, aldus Wagenaar. “De kosten ten opzichte van Office zijn snel terugverdiend, omdat veel dubbel werk wordt bespaard. Het systeem is relatief eenvoudig in te richten en mutaties vereisen vervolgens nog maar één handeling. Een bijkomend voordeel is dat dit heel gebruikersvriendelijk kan op een PC, tablet of smartphone.”

Modulair
Een planningsprogramma is volgens Wagenaar ook niet per definitie duur. “Het is modulair opgebouwd en je betaalt alleen voor de functionaliteit die je nodig hebt. Wil je alleen uren toekennen of wil je ook kunnen offreren en facturen opmaken? Planningssoftware kan meer dan menigeen denkt en door alles te integreren bereik je een maximale tijdsbesparing en een minimale kans op fouten.”
Met software voor personeelsplanning zitten dus alle gegevens in één applicatie. Er is altijd een duidelijk overzicht van ingeplande en beschikbare medewerkers, maar ook van ingevulde en nog open staande diensten. Zo is snel tot een match te komen, ook voor de langere termijn. Probeer dat maar eens met Excel voor elkaar te krijgen!”

Extra modules
Enkele van de extra modules bij Emyris is bijvoorbeeld een app waarin medewerkers hun diensten kunnen zien, waarmee zij verlof kunnen aanvragen en waarin zij hun declaraties kunnen invoeren. Met een andere kan men offertes opmaken, factureren en rapporteren. Verder zijn er specifieke mogelijkheden voor inhuurpartijen en zzp’ers. Afhankelijk van het bedrijf is zo de perfecte planningsmodule samen te stellen. Bij uitbreidingen of fusies is de software eenvoudig uit te breiden.
Wagenaar: “Voor grote bedrijven is planningssoftware natuurlijk onmisbaar, maar kleinere bedrijven kunnen er ook veel voordeel van hebben. Het is voor iedereen prettig en zelfs noodzakelijk dat de planning nauwkeurig en professioneel gebeurt.  Want hoe frustrerend is het niet voor medewerkers als zij nooit weten waar zij aan toe zijn en hun opgenomen vakantie wordt vergeten? Een professionele werkwijze verdient zichzelf altijd terug. En wie opziet tegen een eenmalige investering, kan er ook voor kiezen om planningssoftware op abonnementsbasis te gebruiken. Dat is inclusief uitgebreide ondersteuning, alle benodigde updates en uiteraard een betrouwbare back-upprocedure.

Wie wil overstappen kan bellen met  0314- 760 710 of mailen naar [email protected].