Plannen is één van de belangrijkste taken voor beveiligingsbedrijven, omdat dit de basis is voor alle processen zoals facturatie en verloning. Toch kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. Vaak verandert het personeelsbestand, komen er ad-hoc aanvragen binnen en moeten zowel de benodigde als beschikbare uren duidelijk zijn. Dit betekent dat planningen regelmatig aangepast moeten worden, wat veel werk is. Secure-IT begrijpt deze uitdagingen en ontwikkelde een oplossing.

Met het planbord van Secure-IT kunnen planners eenvoudig via een online webomgeving planningen maken met vaste weekschema’s of ad-hocdiensten. Voor objecten die een repeterend beveiligingsschema nodig hebben, zijn vaste weekschema’s te gebruiken. Dit bespaart een hoop tijd. Daarnaast is het planbord flexibel en geschikt voor het plannen van ad-hocdiensten. Of het nu gaat om een eenmalig evenement of een onverwachte opdracht die snel ingevuld moet worden, het planbord maakt het eenvoudig om diensten toe te voegen en aan te passen. Hierdoor kunnen planners snel inspelen op veranderingen in de planning, terwijl werknemers via de Secure-IT app direct op de hoogte worden gebracht van hun dienstrooster. De app biedt bovendien de mogelijkheid om informatie te delen, rapportages te maken en scanpunten bij klanten in te scannen.

Plannen in conceptvorm
Met Secure-IT is het ook mogelijk om een planning aan te maken in conceptvorm. Zo kan de planner eerst een voorlopige planning maken en wijzigingen doorvoeren zonder dat deze meteen zichtbaar zijn voor de medewerkers. Pas wanneer de planning door de planner wordt gepubliceerd, is dit zichtbaar voor medewerkers. Medewerkers kunnen vervolgens via de app zien welke diensten beschikbaar zijn en of er nog open diensten zijn waarvoor ze zich kunnen inschrijven. Planners zien vervolgens wie interesse heeft en kunnen op basis van afstand, uurtarief en andere criteria de beste keuze maken.

Automatische herinneringen en pushberichten
Bij eventuele aanpassingen of updates in de planning worden medewerkers direct op de hoogte gebracht via automatische pushberichten, waardoor iedereen altijd up-to-date is. Dit bespaart de planner veel tijd en moeite, omdat het handmatig inlichten van alle medewerkers over roosterwijzigingen niet meer nodig is. Daarnaast biedt Secure-IT de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen. De planner kan dus zelf bepalen of hij dit wil. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een uur voordat hun dienst begint een pushbericht met een herinnering krijgen. Deze automatische pushberichten kunnen ook gebruikt worden om medewerkers eraan te herinneren hun dienst in de app af te ronden of andere belangrijke taken te voltooien.

Cao-naleving, arbeidstijden, ziekte en verlof
Naast de verschillende mogelijkheden van plannen met Secure-IT, houdt het systeem automatisch rekening met de geldende cao-regels, de arbeidstijdenwet en met ziekte en verlof. Bij het opstellen van de planning controleert het systeem automatisch of werknemers voldoen aan de vereiste rusttijden en maximale werkuren. Ook maakt het systeem het mogelijk om vanuit de planning direct te zien of werknemers aan de minimale hoeveelheid uren komen binnen een bepaalde periode. Ziekte- en verlofdagen worden automatisch bijgewerkt, zodat er altijd een volledig overzicht is van de beschikbaarheid van alle werknemers. Wordt geprobeerd een werknemer in te plannen die nog recht heeft op rust of iemand die niet beschikbaar is vanwege ziekte of verlof, dan ontvangt de planner direct een waarschuwing. Dit bespaart tijd en voorkomt last-minute wijzigingen in de planning, waardoor de planner efficiënter kan werken.

Planning als basis voor facturatie en verloning
Met al deze mogelijkheden vormt de planning de basis voor de uiteindelijke facturatie en verloning. Met een nauwkeurige planning wordt ervoor gezorgd dat alle gewerkte uren goed worden geregistreerd en toegewezen aan de juiste projecten of diensten. Dit is belangrijk voor de juiste facturatie naar klanten toe. Daarnaast zorgt een goede planning ervoor dat de verloning van medewerkers soepel verloopt, doordat alle uren en eventuele toeslagen, zoals de verschuivingstoeslag, goed worden bijgehouden.
Door de planning centraal te stellen in je administratieve processen, wordt de kans op fouten verkleind en vindt een efficiënte en betrouwbare afhandeling plaats van zowel de facturatie als de verloning. Secure-IT helpt hierbij door onder andere een factuur of loonbatch klaar te zetten, die via een directe API-koppeling is in te schieten in een extern loon-of boekhoudpakket.

Maak plannen weer eenvoudig met Secure-IT
Met Secure-IT wordt plannen voor beveiligingsbedrijven eenvoudig en overzichtelijk. Het uitgebreide planbord helpt planners snel en efficiënt roosters op te stellen, terwijl de app ervoor zorgt dat werknemers altijd toegang hebben tot hun dienstinformatie. Wie ook tijd wil besparen en de planning wil vereenvoudigen, kan een gratis demo aanvragen en ontdekken hoe Secure-IT het beveiligingsbedrijf kan ondersteunen.