Beveiligingsbedrijven werken dagelijks met uiteenlopende documenten, van werkinstructies en huisregels tot offertes en overeenkomsten. Het centraal beheren van deze informatie en het vastleggen van afspraken kan daardoor een administratieve uitdaging vormen. Softwareleverancier Secusoft biedt hiervoor verschillende functies binnen één digitale omgeving.

Het onderscheid tussen de belangrijkste modules is volgens Secusoft eenvoudig. Het Personeelshandboek is bedoeld voor informatie, instructies en bedrijfsregels die beschikbaar moeten zijn voor medewerkers, zzp’ers en ingehuurde beveiligers. Offertes & Overeenkomsten richt zich op documenten waarin afspraken worden vastgelegd en die digitaal moeten worden ondertekend.

Documenten centraal beschikbaar maken

Via het Personeelshandboek kunnen beveiligingsbedrijven onder meer huisregels, veiligheidsprotocollen, bedrijfsreglementen, privacyverklaringen en calamiteitenprocedures centraal beschikbaar stellen. Een belangrijke mogelijkheid daarbij is het verplicht laten accorderen van documenten. Beheerders kunnen per contract bepalen welke medewerkers of opdrachtnemers een document moeten lezen en bevestigen voordat zij verder kunnen werken.
Dat kan volgens Secusoft bijvoorbeeld worden toegepast bij veiligheidsinstructies, objectprocedures en integriteitsafspraken. Het systeem registreert vervolgens wie een document heeft gelezen en bevestigd. Daarmee kan de functie worden gebruikt voor interne controles en compliance. Accorderen geldt daarbij als bevestiging dat informatie is gelezen en geaccepteerd en is niet bedoeld als juridische ondertekening van een overeenkomst.

Documenten voor externe relaties

Voor offertes, opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en raamovereenkomsten is de module Offertes & Overeenkomsten bedoeld. Documenten kunnen digitaal worden aangeboden aan opdrachtgevers en opdrachtnemers, waaronder zzp’ers en freelancers. Ook kunnen bijlagen, zoals algemene voorwaarden of inzetlijsten, worden toegevoegd.
Een geaccepteerde offerte kan vervolgens met één klik worden omgezet in een factuur. Gegevens en prijzen worden daarbij automatisch overgenomen, waardoor handmatige invoer wordt beperkt.
Volgens Secusoft kunnen beveiligingsbedrijven met de combinatie van beide modules verschillende documentstromen digitaliseren. Daarmee moet papierwerk worden verminderd en meer overzicht ontstaan over medewerkers, opdrachtnemers, opdrachtgevers en overeenkomsten. De software is volgens de aanbieder 14 dagen gratis uit te proberen.

Via deze link is Secusoft gratis 14 dagen uit te proberen.