Met Secusoft kan de medewerker nu zelf eenvoudig eigen checklists voor rapportages aanmaken. Door alle items op deze checklist af te werken is de rapportage te voltooien. De nieuwe functie is geïntegreerd in de moduul Rapportages van Secusoft.

Een ondernemer of leidinggevende wil graag weten waar hij of zij aan toe is. Medewerkers krijgen opdrachten mee voor de betreffende dienst en de leidinggevende wil er zeker van zijn dat deze opdrachten klaar zijn aan het eind van de shift. Zonder controle is er geen zekerheid. Daarom komt Secusoft nu tegemoet aan de veelgehoorde vraag om checklists in de moduul rapportages te integreren. Hiermee wordt de bestaande, toch al zeer complete rapportagemoduul opnieuw uitgebreid met een handige tool die de ondernemer in bijvoorbeeld de beveiligingsbranche tijd bespaart. Ook voor medewerkers is het fijn, aldus Secusoft. Dingen vergeten wordt praktisch onmogelijk dankzij deze nieuwe handige functie binnen de software.

Hoe werkt checklists voor rapportages aanmaken?
Eerst wordt gekozen welke items er op de checklist moeten komen. Die kunnen een voor een worden toegevoegd. Gekozen kan worden voor items waar de medewerker met ja of nee op moet antwoorden, zoals bijvoorbeeld: Is het hekwerk gecontroleerd? Ook kan gekozen worden voor items met een tekstveld bij open vragen (bijv.: Hoeveel BHV-incidenten waren er?). Hierna zijn de checklistitems te gebruiken voor zoveel checklijsten als men wil. Bij het maken van een nieuwe checklist is aan te geven bij welk rapport deze moet worden getoond, bij dienstrapport eenvoudig, front desk, specifiek of uitgebreid. Daarna is de checklist te koppelen aan een bepaald object of opdrachtgever. Bij het aanmaken van een nieuwe rapportage voor dit object ziet de medewerker de checklist direct verschijnen.

Tussentijds opslaan
Om veiligheidsredenen wordt na een te lange inactiviteit op Secusoft automatisch uitgelogd. Veel beveiligers en toezichthouders slaan daarom rapportages tussentijds op, omdat het maken van een rapportage soms wel een hele werkdag of dienst beslaat. Om gegevensverlies te voorkomen kan een rapport daarom tussentijds wel worden opgeslagen, ook als nog niet alle verplichte checklistitems zijn afgevinkt of beantwoord. Wél krijgt de medewerker dan de opvallende rode waarschuwing te zien waarop staat: Let op: De checklist is nog niet afgehandeld!

Nog meer tijdswinst
Wie van eenvoud is, maar wel grondig te werk wil gaan, maakt waarschijnlijk het liefst gebruik van ‘Dienstrapport Eenvoudig’. Hierbij is zelf de lay-out van de rapportage te bepalen. Gekozen kan worden voor één groot rapportageveld, of losse rapportageregels per tijdstip. In combinatie met de zelf samengestelde checklist, ontstaat met Dienstrapport eenvoudig een prachtige rapportagemoduul die precies aansluit bij de wensen. Secusoft kan eventueel de naam van dit type rapportage aanpassen, zodat het systeem voor specifieke doeleinden is te gebruiken, zoals bijzondere controles en inspecties.

Hoe de checklist werkt is te zien op deze instructievideo.