In Secusoft heeft de werkgever nu de mogelijkheid om medewerkers zelf hun beschikbaarheid te laten doorgeven. Hier kan de planner vervolgens rekening mee houden bij het maken van het dienstrooster.

Heeft een medewerker bijvoorbeeld een cursusdag, of staat er een doktersbezoek gepland, dan kan de medewerker eenvoudig doorgeven deze dag niet beschikbaar te zijn. Dat kan alleen als de werkgever hiervoor toestemming geeft in de ‘Rechten’. Het verzoek komt vervolgens ter goedkeuring terecht bij de planner, die de doorgeven beschikbaarheid ziet op het dashboard en in de mail. Met één muisklik kan het verzoek worden goed- of afgekeurd. De medewerker krijgt daar direct bericht van. Wel zo efficiënt en duidelijk voor iedereen.

Rechten per medewerker
Het recht om zelf de beschikbaarheid door te geven is per medewerker in te stellen. Allereerst is het belangrijk om te bepalen door welke medewerkers deze functie binnen de onderneming gebruikt mag worden. Met het toewijzen van de rechten is dit per medewerker te bepalen. Het is ook mogelijk om standaardrechten in te stellen, waarbij de werkgever makkelijk en snel elke (nieuwe) medewerker dezelfde rechten geeft. Dat scheelt werk en tijd.

Hoe werkt het?
Een van de medewerkers is een of meerdere dagen niet beschikbaar voor werk. Bijvoorbeeld wegens een dagje vrij of vakantie. Maar het kan ook gaan om een tandarts- of doktersbezoek, of anderszins. Als de medewerker zelf de gewenste beschikbaarheid mag doorgeven in Secusoft, doet deze dat als volgt: Hij of zij logt in via het Secusoft-portaal van het bedrijf en klikt in het menu op ‘rooster’. Per dag kan de medewerker aangeven of hij of zij beschikbaar, liever niet beschikbaar, of niet beschikbaar is. In geval van bijvoorbeeld vakantie of verlof, kan de medewerker de ‘herhaal de beschikbaarheid een x-aantal dagen’-functie gebruiken.
Wanneer de aanvraag door de planning is beoordeeld, ziet de medewerker dit in het rooster verschijnen.

Goedkeuren
De doorgegeven beschikbaarheid wordt direct ter goedkeuring naar de planner gestuurd. Dit gebeurt per mail. Ook krijgt de planner een melding te zien op het dashboard, na het inloggen in Secusoft.
De planner kan de beschikbaarheidsaanvraag beoordelen door te klikken op het groene envelopje naast de aanvraag. Selecteer ‘goedgekeurd’, ‘afgekeurd’, of ‘in wacht gezet’ en klik op verstuur.
De medewerker krijgt direct een e-mail met de uitkomst van zijn of haar aanvraag en ziet dit tevens in het eigen rooster staan.
Wordt er nu een nieuwe dienst ingepland, dan ziet de planner direct aan de naamkleur van de medewerker welke beschikbaarheid er is doorgegeven. De namen van medewerkers die niet beschikbaar zijn, zijn rood. De namen van medewerkers die wel beschikbaar zijn, zijn groen. Van medewerkers die hebben aangegeven op deze datum ‘liever niet beschikbaar’ te zijn, wordt de naam in het drop-downmenu geel.
In het roosteroverzicht is ook direct te zien welke medewerkers beschikbaarheid hebben doorgegeven. Met logische, herkenbare icoontjes is zo in één oogopslag duidelijk wie er wel en wie er niet kan werken die dag.