Bij de keuze van een toegangssysteem zal het veelal gaan om het verhogen van de veiligheid, verbetering van comfort en beleving en verlaging van de kosten. Kan dat door een mechanisch systeem te vervangen door een elektronisch systeem? SimonsVoss vertelt hierover uit eigen ervaring met projecten.

“We krijgen veel en uiteenlopende vragen, van uiteenlopende organisaties”, vertelt Hans Trappenburg van het in sluitsystemen gespecialiseerde SimonsVoss Technologies. “Is elektronisch toegangsbeheer veilig? Haal ik geen bugs en gedoe op mijn hals? Hoe zit dat met hacken? Verdien ik de investering terug?” Het zijn volgens de specialist logische vragen, maar in hoofdlijnen gaat het om de vraag: waarom heb ik een toegangssysteem nodig?

Kwetsbaarheid
Trappenburg begrijpt dat klanten zich soms zorgen maken of nog meer elektronica hun organisatie niet juist kwetsbaarder maakt. “Maar de feiten vertellen een ander verhaal. Niet alleen banken, overheidsinstanties en andere organisaties met de hoogste veiligheidseisen zetten toegangssystemen in om hun veiligheid te verhogen, maar ook in onderwijs, zorg en MKB stijgt de vraag snel. Organisaties die hun veiligheid en comfort willen verhogen stappen over naar digitaal toegangsbeheer.

Doel en impact
Het gaat er volgens Trappenburg dus niet zozeer om of je op een toegangssysteem moet overstappen als de toegang goed wilt regelen, maar om welke oplossing je kiest en welke leverancier. Dat hangt samen met het doel van het toegangssysteem en de impact die dit mag hebben op de organisatie. “Dat ook een slot op de deur voor veiligheid zorgt is een feit, maar de huidige maatschappij vraagt meer dan dat. Je hebt als organisatie ook inzicht nodig in ongebruikelijke patronen en activiteiten, zoals pogingen tot ongeautoriseerde toegang of gewoon nalatigheid, zoals het open laten staan van een deur. Zo helpt een toegangssysteem de organisatie om de beveiliging continu te verbeteren.

Bijzondere situaties
Beveiliging is nodig voor bescherming van personen in en rond de faciliteiten, gebouwen en goederen, data en intellectueel eigendom. Een mechanisch systeem levert altijd hetzelfde beveiligingsniveau, terwijl een elektronisch systeem zich kan aanpassen aan bijzondere situaties, zoals buiten kantooruren en tijdens calamiteiten. Bij brand en andere dreigingen kunnen eenvoudig of zelfs automatisch de toegangsrechten worden veranderd. Ook tussentijds zijn toegangsrechten eenvoudig aan te passen, zonder dat de betreffende personen nieuwe sleutels moeten krijgen. En als een elektronische ‘sleutel’ zoekraakt, kan deze direct ongeldig worden gemaakt. Het is niet meer nodig om cilinders en sleutels te vervangen.

Extra comfort
Een elektronisch systeem geeft volgens Trappenburg ook extra comfort. “Zeker binnen complexe omgevingen, zoals in de zorg en het onderwijs. Dan wil je geen gedoe met grote sleutelbossen, kwijtgeraakte sleutels en er ’s morgens niet in kunnen omdat de poort nog dicht is. Ook voor nieuwe medewerkers is goed geregeld toegangsbeheer prettig. Vanaf dag één is hun toegang exact op maat geregeld en kunnen ze gaan en staan waar ze maar willen – en mogen. Toegangscontrole heeft meer impact op de beleving van alle verschillende gebruikers van het gebouw dan vaak wordt gedacht.”

Toekomstbestendigheid
Vanwege de investering kan het wenselijk zijn om het toegangssysteem geleidelijk in te voeren. Bijvoorbeeld over een periode van vijf jaar. Trappenburg: “Sluit alles dan nog naadloos aan op de systeemonderdelen die vijf jaar eerder zijn aangeschaft? En als je over acht jaar een bedrijf overneemt of je wilt een deel van je systeem upgraden? Is het sluitsysteem dan te combineren met dat van een andere leverancier met behoud van alle functionaliteiten? Hoe zit het met de integratie van bekabelde systemen met een batterijgevoede systeem? We zien regelmatig klanten die in eerste instantie alleen de buitenschil van hun pand van een digitaal sluitsysteem voorzien en de binnenschil nog mechanisch houden, dus met een ‘ouderwetse’ sleutels. Als je dan na jaren ook de binnenring wil digitaliseren, wil je geen vervelende verrassingen.”

Stevige investering
Trappenburg ontkent niet dat een digitaal sluitsysteem een stevige investering kan betekenen en dat veel afhangt van het type project. “Maar het levert ook veel op. We hebben klanten die één of meer fte-ers besparen door efficiënter sleutelbeheer. Onder andere dankzij het dashboard voor het beheer van kaarten of tags in plaats van kasten vol sleutels. Een muisklik, in plaats van de slotenmaker op bezoek of een medewerker die zonder sleutel op die afgelegen locatie staat en onverrichter zaken naar huis kan. Een digitaal sluitsysteem verlost je direct van deze kosten. Daarnaast zijn er indirecte kosten die je kan vermijden, zoals onveilige situaties voor medewerkers, diefstal van of schade aan goederen en diefstal van bedrijfsinformatie. Om een eerlijk beeld van de businesscase te schetsen moeten we dus verder kijken dan de kosten van traditioneel, mechanisch sleutelbeheer en een prijslijst van de vervangende digitale componenten.”

Checklist
Tot slot somt de specialist van SimonsVoss een aantal factoren op die van belang zijn bij de keuze van een toegangssysteem. De kosten van sleutelbeheer, vervanging van cilinders en sloten, de eenvoud en snelheid van vervanging van cilinders, het productiviteitsverlies door niet-toegankelijke ruimtes, de kans op diefstal of beschadiging van goederen en ongewenste toegang tot bedrijfsinformatie, de robuustheid van hardware en software, de kosten van bekabeling, de levensduur van batterijen, de compatibiliteit met alle typen cilinderprofielen, de complexiteit van integratie met derden, de snelheid van het doorvoeren van mutaties, de compatibiliteit met oudere hard- en softwareversies, retrofit met andere typen sluitsystemen, de snelheid en kwaliteit van on/offboarding van medewerkers en de robuustheid van de leverancier.