Westvlietbewaking in Rijswijk (ZH) is de afgelopen jaren fors gegroeid. Dat maakte het noodzakelijk om steeds meer processen te digitaliseren. Inmiddels is het bedrijf zo groot dat aan integrale automatisering niet valt te ontkomen. Dat doet het bedrijf in nauwe samenwerking met SequriX.

“We hebben sinds onze start in 1978 vele jaren op dezelfde manier gewerkt en dat ging prima”, vertelt directeur Mark Zwienenberg van Westvlietbewaking. “Maar inmiddels zijn we een van de grootste surveillancediensten in de regio Haaglanden. Dus op een gegeven moment zijn we wel tot een stukje automatisering overgegaan. Het probleem was alleen dat de fabrikant van de software ermee stopte, waardoor er geen onderhoud meer plaatsvond. Onze ICT-er wist het wel draaiend te houden, maar ideaal was deze manier van werken natuurlijk niet. Zeker niet als je de functionaliteit wilt uitbreiden en daar was bij ons zeker behoefte aan. Vooral richting de surveillanten. We willen dat die continu over informatie beschikken, zodat het niet nodig is om steeds naar onze meldkamer te bellen.”

Integrale automatisering
Voor Mark Zwienenberg was het duidelijk dat zijn organisatie toe was aan integrale automatisering van niet alleen de administratie, maar ook van de operationele processen. Op zoek naar aanbieders kwamen drie bedrijven in beeld. “Een van die bedrijven kenden wij al omdat enkele onderaannemers van ons met hun software werken en wij dus ook. Alleen vonden we die software niet zo prettig in het gebruik. Bovendien had de fabrikant een link met een concurrent van ons. De zaken zullen wel gescheiden zijn, maar je gaat toch nadenken over wie er allemaal toegang krijgen tot je database. Het tweede bedrijf had prachtige verhalen, maar kon geen werkend product demonstreren. Alles was mogelijk, maar ze zouden de software pas gaan ontwikkelen nadat wij de bestelling hadden geplaatst. Daar hadden we niet zo’n zin in. We willen wel een product dat al werkt en waar andere bedrijven goede ervaringen mee hebben. Zo kwam SequriX in beeld. Dat had in onze beleving het beste systeem, al zou er van beide kanten nog wel iets moeten veranderen voordat wij er onze volledige bedrijfsvoering mee konden automatiseren.”

Implementatie
Het project nam een aantal jaren in beslag. “Maar dat kwam ook wel een beetje door mijn eigenwijsheid”, erkent Mark Zwienenberg. “SequriX werkt in de cloud en daar had ik aanvankelijk weinig vertrouwen in. Inmiddels heb ik de eis van een lokale database maar losgelaten, want tegenwoordig werkt alles in de cloud. Dus recent kon de software binnen onze organisatie worden geïmplementeerd. We zijn er erg enthousiast over, al kon niet alles wat wij wilden. Wij hebben bijvoorbeeld een eigen dispatch-centrale van waaruit wij onze surveillancediensten aansturen en daarvoor bood SequriX geen ondersteuning. Het bleek dat wij de eerste klant waren met een dergelijke voorziening. SequriX wilde daarom wel een uitbreiding ontwikkelen, maar vroeg ons of wij daarin dan wilden meefinancieren. Dat vond ik helemaal niet zo vreemd. Op grond van onze wensen werd zo een nieuwe moduul ontwikkeld voor het pakket. Die is nog niet helemaal af, maar werkt al wel zoals wij dat beoogd hadden. De verdere ontwikkeling gaat in goed overleg.”

Handig
In het begin was het even wennen. Vele jaren legden surveillanten nadat zij een klant hadden bezocht een rapportje op de desk en niemand die daarover klaagde. “Nou ja, het handschrift was wel eens een probleem”, geeft de directeur van Westvlietbewaking toe. “Dat nadeel heb je niet als de klant het rapport per e-mail ontvangt. Maar wat wij nog belangrijker vinden dan de leesbaarheid is dat de rapporten er nu professioneler uitzien en ook vollediger zijn. In het verleden schreven surveillanten lang niet alles op wat zij constateerden. Nu doen zij dat veel vaker wel, soms met foto’s erbij. Dat komt op de klant toch beter over dan een krabbeltje met ‘geen bijzonderheden’.”

‘Als het niet kan, zorgen we er
samen voor dat het wél kan’

Automatisering is nooit af en SequriX komt voortdurend met uitbreidingen en aanpassingen, zodat de software blijft aansluiten op de veranderende eisen van de markt. “Je merkt dat de leverancier enorm meedenkt”, zegt Mark Zwienenberg. “Soms heb je wel eens dat iets echt niet te automatiseren is en je als klant beter je manier van werken kan aanpassen. En een andere keer heb je een activiteit waarvoor nog geen software is ontwikkeld. De mensen van SequriX doen dan echt hun best om daar een oplossing voor te vinden. En dan is het leuk om later terugkoppeling te krijgen dat je idee toch wel handig was en dat ze die in de volgende versie gaan toepassen. Dat is wat je zoekt als klant.”

Aanpassingen
Mark Zwienenberg heeft er begrip voor dat procedures soms aangepast moeten worden om ze efficiënt te kunnen automatiseren. “Maar een fabrikant kan ook niet verlangen dat je je hele bedrijf aanpast aan de mogelijkheden die de software biedt. Ik vind dat je niet meer dan 10 procent van je organisatie hoeft te veranderen, want die draait bij ons al dertig jaar volgens dezelfde systematiek en daar heeft geen klant of medewerker ooit klachten over gehad. Bij SequriX hadden ze daar begrip voor en hebben ze voor ons diverse aanpassingen in de software doorgevoerd. Een heel goede service, want ik weet genoeg van programmeren om te beseffen dat ze er veel meer uren in hebben gestoken dan waarvoor wij betaald hebben.”

Portofoons
De directeur van Westvlietbewaking is blij dat SequriX sinds 1 maart dit jaar bij hen operationeel is. “We hebben het traject een aantal keer vooruit moeten schuiven omdat onze communicatie er nog niet klaar voor was. Wij werkten met portofoons van Entropia, een soort C2000 voor de particuliere sector. Omdat we onze beveiligers slechts één device willen meegeven voor zowel de SequriX app als het portofonie verkeer, zijn we overgestapt op Push to Talk over 4G. In overleg met Firecom schaften wij de Ruggear 725 aan in combinatie met het Motorola Wave-platform voor de portofonie. We hadden ook telefoons kunnen aanschaffen, maar dan krijg je dat er heel veel gebeld gaat worden. Met portofoons heb je dat veel minder. Die worden alleen voor de hoogst noodzakelijke communicatie gebruikt. De Ruggear 725 werkt perfect binnen SequriX.”

Procedures verbeterd
Mark Zwienenberg stelt vast dat de automatisering met SequriX zijn bedrijf niet alleen efficiënter heeft gemaakt, maar dat ook diverse procedures hierdoor zijn verbeterd. “Vroeger lag de hele controle bij de administratie. Zijn alle formulieren binnen? Zijn er bijzonderheden die de operationele dienst moet weten? Zijn er langere rondes uitgevoerd omdat er overwerk was? Dat hebben we allemaal bij de administratie weggehaald en bij de operationele dienst ondergebracht. Nu kijkt dus ‘s ochtends eerst de operationele dienst alle rapportages na – en dat zijn er heel wat – en pas daarna gaan ze naar de administratie. Dus ook intern hebben we het een en ander aangepast. En zoals het nu gaat, hoort het ook te gaan. Het is veel handiger als een beveiliger eerst zelf kijkt naar de beveiligingsdocumenten. Dan voorkom je allerlei discussie tussen klant, administratie en operationele dienst. We kunnen dus stellen dat wij door de automatisering tevredener medewerkers, maar ook tevredener klanten hebben gekregen.”