Op plekken waar veel mensen komen, is het een must om een duidelijk veiligheidsplan te hebben. Organiseer je bijvoorbeeld een evenement, dan is het vaak verplicht om over zo’n plan te beschikken. De Gemeente Amsterdam heeft bijvoorbeeld de regel dat een veiligheidsplan verplicht is bij evenementen vanaf 200 personen.

Het verschilt per gemeente wat de exacte regels hiervoor zijn. Tegenwoordig komt er zoveel kijken bij het organiseren van een event dat er nog meer geïnvesteerd moet worden in zowel online als offline veiligheid. Zo kan een evenement vandaag de dag eigenlijk niet meer zonder een kwalitatieve en betrouwbare bezoekersregistratie. Dit zorgt voor een goed begin van het event én het biedt bezoekers een fijne ontvangst, omdat zij binnen no time naar binnen kunnen zonder lang te hoeven wachten. Er zijn verschillende professionele bezoekersregistratiesystemen die te gebruiken zijn om controle te hebben over de toegang van het event.
Hiermee ontstaat meteen een handig overzicht van de hoeveelheid mensen die aanwezig zijn en wie dat precies zijn. Het is zelfs mogelijk om te registreren wie er bij welke sessie of show aanwezig is. Dat is niet alleen prettig om te weten als organisator, maar op sommige locaties met oog op veiligheid zelfs verplicht. Mocht er immers een ruimte, een locatie of een gebouw moeten worden ontruimd, dan weet de hulpverlener precies hoeveel mensen er ergens aanwezig zijn.

Stel een veiligheidsteam samen voor het evenement
Een veilig event draait om meer dan alleen een goede registratie van bezoekers. Zo is het een must om een professioneel veiligheidsteam te hebben waar op gebouwd kan worden op de dag van het evenement. Een veiligheidsteam bestaat uit mensen die weten hoe ze moeten reageren in het geval van nood. Denk hierbij aan brand, een ontruiming of een andere reden waarbij de veiligheid van bezoekers in gevaar komt. Ook dat valt onder het kopje ‘beveiliging’.
Een veiligheidsteam is iets anders dan het inhuren van security. Hoewel dergelijke beveiligers ook zeker een must zijn op een event is de focus van het veiligheidsteam om het evenement zo veilig mogelijk te houden en om snel en accuraat te handelen op het moment dat dat moet. Hierbij geldt: des te groter het evenement, des te groter het team met veiligheidsmensen én natuurlijk beveiligers. Beveiligers zorgen voor de algemene veiligheid op je evenement.

Online veiligheid van groot belang op event
Tegenwoordig wordt er op een event daarnaast veel gebruik gemaakt van slimme apparaten, machines en devices die via het internet met elkaar verbonden zijn. Neem bijvoorbeeld een zakelijke beurs waarvoor bedrijven digitale muren of een race simulator te huur aanbieden. Steeds vaker kiezen ondernemers ervoor om dit soort investeringen te doen om zo potentiële klanten te trekken. Dat is slim, want zoiets als een race simulator trekt zeker publiek aan; ongeacht het soort evenement.
Als organisator moet je echter goed weten wat je ‘binnen’ haalt op het aanwezige netwerk waar je gebruik van maakt. Zorg ervoor dat aanwezige standhouders of aanbieders ieder een eigen gastaccount voor het draadloze netwerk krijgen, waarmee ze alleen toegang tot het internet krijgen en niet tot de rest van de aanwezige apparaten. Een dergelijk gastnetwerk is wanneer het goed wordt uitgevoerd een veilige manier om je netwerk te beschermen tegen malware en cyberaanvallen.

Zorg voor een goed crowd management
Tot slot is extra aandacht nodig voor crowd management in het kader van veiligheid. Hoewel ieder evenement anders is en het ene event meer drukte kent dan het andere event is het overal een must om crowd management onder de loep te nemen om zo gevaarlijke situaties te voorkomen omdat er ergens opstoppingen ontstaan. Met behulp van crowd management wordt gezorgd voor een veilige omgeving voor het publiek, ook op plekken waar grote aantallen mensen samenkomen.
Binnen crowd management worden maatregelen genomen om het gedrag van die mensen aan of bij te sturen om zo een veilige omgeving te creëren. Dat wordt ook wel crowd control genoemd. Hekken en bewegwijzering worden ingezet om gebieden af te bakenen en een grotere publieksstroom te reguleren. Zolang de basis goed beveiligd en dus veilig is, heeft een veiligheidsteam al veel minder werk te doen tijdens het evenement zelf. Investeer daarom niet alleen in goede online en offline beveiliging, maar ook in de fysieke veiligheid van je evenement voor een succesvol evenement.