Oplichters worden steeds sluwer en weten mensen steeds beter te overtuigen. Intussen wordt het nog moeilijker om deze fraudeurs te ontmaskeren door de opkomst en toegankelijkheid van Artificial Intelligence-technologieën. Dat stelt Ramon Ab, CEO en medeoprichter van Nova Technology.

Ramon Ab geeft als voorbeeld hoe ChatGPT gebruikt kan worden voor factuurfraude, vanwege het vermogen om tekst te genereren en de enorme hoeveelheid data waarop het getraind is. Dit maakt het voor kwaadwillende individuen makkelijker om zich voor te doen als legitieme bedrijven en valse facturen te creëren om anderen te misleiden tot betaling voor iets wat ze nooit hebben ontvangen. Het interessante aspect van technologie is echter dat deze zowel positieve als negatieve gevolgen kan hebben. Als voorbeeld kunnen we kijken hoe technologie, met name blockchain, de dynamiek van facturering heeft veranderd.

Tamper proof
Facturen zijn een belangrijke informatiebron voor zakelijke transacties, maar helaas zijn ze ook vatbaar voor misbruik. Het gevolg is dat de wereld van facturering wordt geteisterd door risico’s zoals liquiditeitsproblemen, hoge operationele kosten, geschillen, verliezen en zelfs fraude. Gelukkig biedt blockchain-technologie een hoopgevende oplossing voor deze problemen. Met zijn grenzeloze potentieel kan blockchain een rol spelen bij het verminderen van deze risico’s en het verbeteren van de efficiëntie van het factureringssysteem. Blockchain is namelijk een onveranderlijk grootboek dat alle transacties registreert, waardoor facturering tamper proof wordt. Dit betekent dat als een transactie eenmaal is geregistreerd, deze niet meer kan worden gewijzigd of verwijderd.  Hierdoor wordt het voor oplichters veel moeilijker om factureringsgegevens te manipuleren of frauduleuze facturen te creëren die onopgemerkt blijven, wat bijdraagt aan het minimaliseren van risico’s.

Het voordeel van risicobeheersing komt voort uit het essentiële kenmerk van het netwerk waarop blockchain technologie werkt: decentralisatie. Door te werken op een gedecentraliseerd netwerk wordt het grootboek gedistribueerd over een netwerk van computers. Dit elimineert de noodzaak van een centrale autoriteit om het factureringsproces te overzien, waardoor het risico op corruptie of fraude wordt verminderd.

Automatisering van processen via Smart contracts
Blockchain-technologie maakt gebruik van een ander instrument dat als een ‘gamechanger’ in de sector wordt beschouwd, namelijk Smart Contracts. Smart Contracts zijn zelfuitvoerende contracten waarbij de voorwaarden van de overeenkomst in de code zelf zijn opgenomen. Ze kunnen worden geprogrammeerd om facturen automatisch te controleren en uit te voeren op basis van vooraf vastgestelde voorwaarden, zoals betalings- en leveringsvereisten. Smart contracten zijn een perfecte combinatie die het risico op factuurfraude vermindert door ervoor te zorgen dat facturen alleen worden verwerkt als ze aan specifieke criteria voldoen.

Minder gevoelig voor menselijke fouten
Door blockchain wordt het facturatieproces geautomatiseerd, waardoor handmatige verwerking overbodig wordt en de tijd die nodig is om transacties te voltooien aanzienlijk wordt verkort. Dit maakt het proces niet alleen uiterst kostenefficiënt, maar vermindert ook het risico op fraude door een efficiënter systeem te creëren dat minder gevoelig is voor menselijke fouten. Tijd is immers geld en het verkorten van de verwerkingstijd draagt ook bij aan het minimaliseren van de risico’s.

Aanpasmogelijkheden
Daarnaast dragen Smart Contracts ook bij aan het creëren van flexibele en op maat gemaakte factureringsprocessen die naadloos kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van bedrijven en hun klanten. Hoewel het misschien een vraag is of smart contracten geschikt zijn voor complexe facturatie overeenkomsten, kunnen ze wel degelijk worden gebruikt voor variabele prijzen op basis van gebruik of andere voorwaarden. Een smart contract kan bijvoorbeeld automatisch prijzen aanpassen aan veranderingen in grondstofprijzen en kortingen of boetes toepassen op basis van specifieke prestatie-indicatoren. Het handmatig aanpassen en uitvoeren van dergelijke regelingen is zeer complex en gevoelig voor fouten en manipulatie. Vanaf het moment van factuur creatie tot aan de betaling biedt blockchain verschillende niveaus van authenticiteit voor een factuur.  Het wordt steeds duidelijker hoe smart contracten het factureringsproces efficiënter kunnen maken.

IoT en facturatie
Het Internet of Things (IoT) werd ooit beschouwd als fictie, maar tegenwoordig is het een onmisbaar onderdeel van onze realiteit geworden. Maar wat betekent dit dan voor facturering? Kort gezegd stellen IoT-sensoren ons in staat om real-time gegevens te verzamelen van fysieke objecten en omgevingen. Deze sensoren zijn ontworpen om verschillende soorten gegevens, zoals temperatuur, vochtigheid, druk, licht, beweging, geluid, en meer, te meten en deze gegevens te verzenden naar een netwerk of cloudplatform voor verwerking en besluitvorming.

Zendingen volgen
Door IoT-sensoren te gebruiken om gegevens te verzamelen, zoals de temperatuur, het gewicht en de locatie van geleverde producten of diensten, en door blockchain-technologie te gebruiken om deze gegevens automatisch vast te leggen in een grootboek, ontstaat een efficiënte methode om de authenticiteit van een factuur te verifiëren.  Real-time gegevens over de status van leveringen maken het mogelijk om zendingen te volgen om ervoor te zorgen dat de gefactureerde producten of diensten daadwerkelijk worden geleverd. Daarnaast stelt dit bedrijven in staat om hun voorraadbeheer te optimaliseren, waardoor het risico op overbevoorrading of tekorten wordt verminderd. Dit helpt ook bij het voorkomen van frauduleuze facturering en verkleint de kans op factureringsproblemen als gevolg van onjuiste voorraadgegevens. Kortom, zelfs iets eenvoudigs als het automatisch registreren van de levering van goederen en diensten kan aanzienlijk bijdragen aan het verminderen van fouten en fraude.

Verifiëren door alle relevante partijen
Niet elke onjuiste factuur of phishing-poging is het gevolg van fraude. Soms kunnen simpelweg gemaakte fouten verwarring veroorzaken en leiden tot wantrouwen tussen twee betrokken partijen in een zakelijke transactie. Bedrijven kunnen door de implementatie van een blockchain-factureringssysteem een transparante en controleerbare registratie creëren van alle transacties met betrekking tot hun diensten. Deze registratie kan vervolgens worden bekeken en geverifieerd door alle relevante partijen. Dit systeem helpt niet alleen bij het waarborgen van de nauwkeurigheid van factuurbedragen volgens de vooraf overeengekomen voorwaarden, maar voorkomt ook gevallen van overfacturering.

IoT-apparaten voor real time monitoring
Op een vergelijkbare manier kunnen IoT-apparaten worden gebruikt om real-time monitoring van het gebruik van diensten mogelijk te maken. Neem bijvoorbeeld slimme meters die gebruikmaken van het IoT om het verbruik van hulpbronnen zoals elektriciteit, water of gas bij te houden en nauwkeurige gegevens te verstrekken. Deze gegevens kunnen worden vergeleken met het gefactureerde bedrag om te controleren of het een billijke vergoeding is. Interessant is dat smart contracten ook kunnen worden geïntegreerd in deze context om ervoor te zorgen dat facturering accuraat en tijdig plaatsvindt, en om het risico van overfacturering te verminderen. Een smart contract kan bijvoorbeeld automatisch een factuur genereren zodra een bepaalde hoeveelheid gebruik is bereikt, of een betaling initiëren zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Veelbelovende toekomst dankzij blockchain
Met zijn enorme potentieel om de tijd, kosten en risico’s die gepaard gaan met transacties aanzienlijk te verminderen, heeft blockchain al een impact op de manier waarop we zaken doen, vooral op het gebied van facturering. In combinatie met andere opkomende technologieën zoals Internet of Things (IoT) werkt blockchain bovendien als een accelerator om factureringsprocessen zo efficiënt, naadloos en transparant mogelijk te maken. Er zijn al veel ontwikkelingen gaande en er staat nog veel meer te gebeuren!

Over Ramon AB
Ramon Ab is CEO en medeoprichter van Nova Technology. Ramon heeft samen met zijn broer Pascual het bedrijf opgericht in 2011. Ze waren toen 19 en 21. De broers brachten hun startkapitaal bijeen door maximaal gebruik te maken van hun studieleningen. Ontevreden over de inertie van ICT-dienstverleners besloten ze al snel dat ze ICT beter in eigen hand konden nemen. De creditmanagement-software van Nova Technology wordt aangedreven door blockchain en biedt een transparant en eenvoudig factureringsproces om de hele toeleveringsketen te ondersteunen. De onderneming maakt ook gebruik van IoT en smart contracts om real-time monitoring en facturatie van zendingen mogelijk te maken, in de hele supply chain, waardoor er geen ruimte is voor menselijke fouten of fraude. Inmiddels is Nova Technology wereldwijd gegroeid met kantoren in Singapore, Tokyo, Dubai, Toronto en New York.