Hoewel toegang in gebouwen veelal elektronisch wordt geregeld, zijn fysieke sleutels in veel organisaties ook nog van groot belang. Ze geven bijvoorbeeld toegang tot kasten en server racks met vitale informatie. Daarom is beheer van sleutels van essentieel belang.

Sleutels zijn een van de meest waardevolle activa van een organisatie en moeten dienovereenkomstig worden beschermd. Naast het controleren van de toegang tot gebouwen en apparatuur, kan effectief sleutelbeheer helpen bij het beheren van mensen, processen en veiligheid.

Wat is sleutelbeheer?
Sleutelbeheer is het proces waarbij regels worden opgesteld om de fysieke sleutels van een organisatie bij te houden. Zo is ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de sleutels. Veel bedrijven pakken het probleem aan door te vertrouwen op tijdrovende handmatige processen, zoals het bijhouden van een logboek waarbij één medewerker een sleutelkastje of een afgesloten bureaula bedient. Dit lijkt misschien een eenvoudige manier om met sleutelbeheer te beginnen, maar het wordt al snel ingewikkeld. Het probleem met deze traditionele methoden is dat ze inefficiënt en onbetrouwbaar zijn, waardoor het traceren van sleutels een bijna onmogelijke taak wordt.

Elektronische sleutelkast
Een betere manier om sleutels te ordenen en te beheren is door gebruik te maken van een elektronische sleutelkast. Een elektronisch sleutelbeheersysteem vereenvoudigt het proces door automatisch de toegangsrechten te controleren en een audittrail te creëren elke keer dat een sleutel wordt verwijderd of geretourneerd, waardoor volledige controle en overzicht van het sleutelgebruik wordt geboden. Waarom is sleutelbeheer zo belangrijk? Het niet op het juiste moment hebben van de juiste sleutel is niet alleen frustrerend, maar kan het bedrijf mogelijk ook in de problemen brengen. Sleutels geven toegang tot gevoelige locaties en apparatuur binnen de organisatie. Zonder sleutelbeheer worden diezelfde sleutels een beveiligingslek.

Hoge kosten vermijden
Niet alleen is slecht sleutelbeheer een beveiligingsrisico, het kan ook ernstige verstoringen in de productiviteit veroorzaken. Elke minuut die een medewerker besteedt aan het zoeken naar een sleutel, is een minuut die hij niet besteedt aan het uitvoeren van zijn werk. Door de introductie van een elektronisch sleutelbeheersysteem weet de medewerker waar hij de sleutel kan vinden die hij nodig heeft. Uiteindelijk kan ineffectief sleutelbeheer een bedrijf financieel zelfs heel veel kosten. Als een sleutel verloren zou gaan, zou de organisatie directe kosten moeten maken om de sleutel te vervangen of, erger nog, de sloten te vervangen.

Wie heeft sleutelbeheer nodig?
Sleutelbeheer komt niet alleen ten goede aan één enkele afdeling of sector. Traka, een bekende fabrikant van sleutelbeheersystemen, heeft met een breed scala aan organisaties van over de hele wereld gewerkt. Door die ervaring weet het bedrijf dat er één kernvereiste is die iedere organisatie gemeen heeft. Of het nu gaat om een hotel, een technologiegigant, een ziekenhuis of een winkel, de prioriteit is het eenvoudig en effectief beveiligen, beheren en controleren van de sleutels van de organisatie. Wie nog steeds niet zeker weet of de eigen organisatie sleutelbeheer nodig heeft, kan zichzelf een simpele vraag stellen: Wat gebeurt er als een medewerker een sleutel verliest? Als het antwoord niet bekend is, is het een goed idee om na te denken over het implementeren van een sleutelbeheerproces voor de organisatie. Wie niet weet waar te beginnen, kan een beroep doen op de ondersteuning van Traka. Men is graag bereid een vrijblijvende demo te geven van het assortiment elektronische sleutelkasten.