Vertrouwelijke gegevens op papier. Je moet er als onderneming niet aan denken dat die in verkeerde handen terechtkomen. Dergelijke gegevens en informatie moeten 100 procent veilig op vertrouwelijke wijze vernietigd worden, zonder zorgen achteraf. Maar hoe moet dat?

Veel kleine bedrijven hebben daar zo hun eigen oplossing voor, namelijk de papierversnipperaar, maar met enige moeite valt daar nadien nog een hoop vertrouwelijke informatie uit te achterhalen wanneer dat vervolgens gewoon in een papierbak verdwijnt. Om echte veiligheid te waarborgen kunnen bedrijven die vertrouwelijke of gevoelige informatie willen vernietigen gebruik maken van CA+ verwerkingsbedrijven.

Vertrouwelijke papieren laten vernietigen
Archieven kunnen overvol raken op den duur, zonder nog relevant te zijn. Van de belastingdienst dient de bedrijfsadministratie minstens 8 jaar bewaard te blijven. Je kunt er als bedrijf ook voor kiezen om het op 10 jaar te houden (met in achtneming van de AVG-wet), maar op den duur moet je er toch vanaf, wanneer het écht niet langer relevant is en je het nooit meer nodig zult hebben. Dit vraagt dus om archiefvernietiging. Hoe werkt zo’n archiefvernietiging?
Over het vernietigen van vertrouwelijke informatie wil je als bedrijf geen kopzorgen hebben. Het moet waterdicht geregeld worden. Hoe gaat dat proces in zijn werk? Sommige ondernemers zullen een rolcontainer huren voor de tijdelijke opslag van vertrouwelijke informatie, om die vervolgens te laten vernietigen. Dat behoort ook tot de mogelijkheden.

CA+ bedrijf
Bij een CA+ bedrijf wordt een aantal principes gehanteerd, wat zorgt voor een volledig betrouwbare vernietiging van niet langer relevante bedrijfsdata. De (verzegelde, of afgesloten) rolcontainer wordt door de klant zelf naar de locatie vervoerd, waar het vernietigingsproces plaatsvindt. Een CA+ vernietigingsbedrijf biedt AVG-proof vernietiging (AVG; voldoen aan de privacywetgeving), laat werkzaamheden alleen door gescreend personeel uitvoeren, heeft een volledig afgesloten bedrijfspand met cameratoezicht en toegangscontrole, werkt milieuvriendelijk, recyclet restmateriaal en geeft na afloop een bewijs van vernietiging af.

Werkwijze
Bedrijven kunnen zelf hun rolcontainer, of papierbak bij kleine hoeveelheden, inleveren bij een CA+ bedrijf. Dit kan vrijwel altijd zonder het maken van een afspraak. Zodra de papieren zijn ingeleverd ter vernietiging, worden zij door middel van een grote shredder tot kleine snippers gemaakt. Vervolgens wordt hier pulp van gemaakt en tot grote balen geperst. Deze samengeperste papierpulp bundels worden vervolgens gerecycled tot herbruikbaar papier voor tissues bijvoorbeeld, of toiletpapier.

Wat zijn de kosten?
Vrijwel alle CA+ bedrijven zullen een kiloprijs hanteren voor het ingeleverde papier. Er is echter wel een aandachtspunt; CA+ bedrijven maken onderscheid tussen ‘vuil’ en ‘schoon’ papier. Onder schoon papier wordt papier verstaan wat uitsluitend bestaat uit papier, dus zonder de aanwezigheid van mappen met harde kartonnen kaften. Dit laatste wordt ‘vuil’ papier genoemd. Zorg er dus als bedrijf voor dat je zelf al een voorselectie maakt tussen ‘schoon’ en ‘vuil’ papier, om de nodige kosten te besparen.